A vállalkozás alapítói hozzák meg a legfontosabb üzleti döntéseket: ők választják ki a tulajdonosokat, az ügyvezetőt, a cégformát, a székhelyet és a társaság működésének alapvető szabályait.
A gazdasági társaság azonban nem attól jön létre, hogy a leendő tulajdonosok kezet fognak, elkészítenek egy logót, majd megnyitnak egy közösségi oldalt.
A társaság alapításához szabályos létesítő okirat, megfelelő nyilatkozatok és cégbírósági bejegyzés szükséges. A cégbejegyzési eljárásban a jogi képviselet kötelező, a kérelmet pedig a cég képviselője jogi képviselő útján terjesztheti elő.
Az ügyvéd szerepe ezért nem merül ki néhány aláírás begyűjtésében. Jogi formába önti az alapítók megállapodását, ellenőrzi az iratokat, elvégzi a szükséges azonosítást és ügyfél-átvilágítást, majd összeállítja és elektronikusan benyújtja a cégbejegyzési kérelmet.
A cégalapítás teljes folyamata sokkal gördülékenyebb, ha az alapítók már az első ügyvédi egyeztetés előtt tisztázzák a legfontosabb üzleti, jogi és adózási kérdéseket.
Mit jelent pontosan, hogy a jogi képviselet kötelező?
A cégbejegyzési és változásbejegyzési eljárásban a vállalkozás nem nyújthatja be saját maga a kérelmet a cégbírósághoz.
A cégeljárásban jogi képviselő szükséges, aki:
- elkészíti vagy ellenőrzi a szükséges okiratokat;
- ellenjegyzi az ellenjegyzést igénylő dokumentumokat;
- kitölti a cégbejegyzési kérelmet;
- elektronikus formába alakítja a mellékleteket;
- elektronikus aláírással és időbélyegzővel látja el az iratcsomagot;
- benyújtja a kérelmet a cégbírósághoz;
- átveszi és kezeli a bíróság elektronikus értesítéseit;
- szükség esetén intézi a javítást vagy az ismételt benyújtást.
A bejegyzési kérelmet és mellékleteit elektronikus formában, a jogi képviselő közreműködésével kell továbbítani. Az elektronikus cégeljárás tehát nem egyszerű e-mail-küldés, hanem szigorúan szabályozott elektronikus dokumentumkezelés.
A hétköznapi szóhasználatban általában ügyvédről beszélünk, a jogszabály azonban jogi képviseletet ír elő. A cégalapítások többségében ezt ügyvéd vagy ügyvédi iroda látja el.
Mely vállalkozások alapításakor kell ügyvéd?
Ügyvédi közreműködés szükséges például:
- korlátolt felelősségű társaság alapításakor;
- betéti társaság alapításakor;
- közkereseti társaság alapításakor;
- zártkörűen működő részvénytársaság alapításakor;
- egyéni cég alapításakor;
- már működő társaság adatainak vagy létesítő okiratának módosításakor.
Fontos különbség, hogy az egyéni vállalkozói tevékenység megkezdése nem cégbejegyzési eljárás. Az egyéni vállalkozás a NAV Vállalkozói Ügysegédjén vagy személyesen jelenthető be, ehhez nincs általános, kötelező ügyvédi képviselet.
Az egyéni vállalkozó természetesen kérhet jogi segítséget szerződésekhez, engedélyekhez vagy más kérdésekhez, de maga a vállalkozói tevékenység megkezdése nem ugyanaz az eljárás, mint egy Kft. vagy Bt. cégbírósági bejegyzése.
Az ügyvéd nem az alapítók helyett dönt
Az ügyvéd feladata nem az, hogy eldöntse, milyen vállalkozást szeretnének létrehozni az alapítók.
Az alapítóknak kell meghatározniuk többek között:
- kik lesznek a társaság tagjai;
- milyen tulajdoni arányok alakulnak ki;
- ki lesz az ügyvezető;
- önálló vagy együttes legyen-e a képviselet;
- mekkora legyen a vagyoni hozzájárulás;
- mi legyen a cég neve;
- hol legyen a székhely;
- milyen tevékenységeket folytasson a társaság;
- hogyan szülessenek a tulajdonosi döntések;
- milyen feltételekkel lehessen üzletrészt átruházni.
Az ügyvéd ezeknek a döntéseknek a jogi következményeit mutatja be, és figyelmeztethet arra, ha valamelyik elképzelés jogellenes, ellentmondásos vagy az alapítók számára hátrányos lehet.
Az ügyvédi tevékenységről szóló törvény szerint az okiratszerkesztés során az ügyvédnek úgy kell eljárnia, hogy az okirat megfeleljen az ügyfél kinyilvánított akaratának és a jogszabályoknak. Ha az ügyfél utasítása saját érdekeire nézve célszerűtlen, az ügyvédnek erre fel kell hívnia a figyelmét.
A jó ügyvéd tehát nem veszi át a kormányt, de szól, ha az alapítók éppen egy jogi kátyú felé tartanak.
A cégforma kiválasztásában is segíthet
A megfelelő cégforma kiválasztása nem pusztán adózási kérdés.
Az ügyvéd elmagyarázhatja például:
- hogyan alakul a tagok felelőssége;
- milyen döntési rendszer vonatkozik a társaságra;
- hogyan lehet új tagot bevonni;
- milyen feltételekkel ruházható át az üzletrész;
- hogyan szüntethető meg a tagsági jogviszony;
- milyen jogai vannak a kisebbségi tulajdonosnak;
- hogyan működik az ügyvezetés és a képviselet;
- milyen következménye lehet a tagok közötti döntetlen helyzetnek.
A könyvelő ezzel párhuzamosan az adózás, a járulékok, az áfa, a KIVA vagy a társasági adó szempontjait vizsgálhatja.
A jogi és adózási tanácsadás nem egymás versenytársai. Inkább két külön reflektor világítja meg ugyanazt az induló vállalkozást. Ezért a jó könyvelő kiválasztása lehetőleg még a társasági dokumentumok véglegesítése előtt történjen meg.
Az ügyvéd ellenőrzi a résztvevők személyazonosságát
Cégalapításkor az ügyvédnek meg kell győződnie arról, hogy valóban azok a személyek tesznek nyilatkozatot és írják alá az iratokat, akiknek az adatai a dokumentumokban szerepelnek.
Az ügyvéd rendszerint ellenőrzi:
- a személyazonosító okmányt;
- a lakcímet;
- az adóazonosító jelet;
- az okmány érvényességét;
- a képviseleti jogosultságot;
- jogi személy tag esetén a szervezet adatait;
- meghatalmazott eljárása esetén a meghatalmazást.
Az okirati ellenjegyzéshez kapcsolódóan az ügyvédnek személyazonossági és okmányellenőrzési kötelezettsége van.
Már az első találkozó előtt érdemes ellenőrizni, hogy az alapítók okmányai érvényesek-e, és az azokon szereplő adatok összhangban vannak-e egymással.
Egy lejárt igazolvány, eltérően írt név vagy hiányzó külföldi dokumentum könnyen megakaszthatja az előkészítést.
Pénzmosás-megelőzési ügyfél-átvilágítás is történik
Az ügyvéd nemcsak okiratszerkesztőként, hanem a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása elleni szabályok hatálya alá tartozó szolgáltatóként is eljárhat.
Cégalapítással összefüggő megbízásnál ezért szükség lehet:
- az ügyfél azonosítására;
- a képviselő azonosítására;
- a tényleges tulajdonos meghatározására;
- a tényleges tulajdonosi nyilatkozat megtételére;
- a tulajdonosi és irányítási szerkezet megismerésére;
- a kiemelt közszereplői minőség vizsgálatára;
- kockázati szempontok értékelésére;
- szükség esetén további dokumentumok bekérésére.
A Pmt. alapján az ügyfél és a tényleges tulajdonos személyazonosságának igazoló ellenőrzése az ügyfél-átvilágítás része.
Ezért fordulhat elő, hogy az ügyvéd a személyi igazolványon túl a tulajdonosi háttérre, a külföldi társaságra vagy az eljáró személy képviseleti jogára vonatkozó dokumentumokat is kér.
Ez nem felesleges iratgyűjtés, hanem jogszabályi megfelelési feladat.
A cégnév ellenőrzése is az előkészítés része
Az ügyvéd megvizsgálja, hogy a választott elnevezés várhatóan megfelel-e a cégnévre vonatkozó követelményeknek.
A cégnévnek:
- tartalmaznia kell a megfelelő cégformát;
- különböznie kell a már bejegyzett és bejegyzés alatt álló cégek nevétől;
- nem lehet megtévesztő;
- nem kelthet valótlan benyomást a vállalkozás tevékenységéről;
- meg kell felelnie a cégnév nyelvi és formai szabályainak.
A véglegesítés előtt érdemes áttekinteni a cégnév választás jogi és gyakorlati szempontjait.
Ha a név már megszületett, de a cégalapítás dokumentumai még nem készültek el, az ügyvéd külön eljárásban kezdeményezheti a cégnév lefoglalását is.
A névfoglalás nem kötelező, és nem jelent védjegyoltalmat, de meghatározott időre megakadályozhatja, hogy ugyanazt a cégnevet más kérelmező részére foglalják le vagy más céget azzal jegyezzenek be.
A székhelyhasználati iratokat is ellenőrizni kell
A cégbejegyzés előtt jogszerű székhelyet kell biztosítani.
Az ügyvédnek meg kell kapnia a székhely használatának jogszerűségét igazoló megfelelő dokumentumot. Ez lehet például:
- tulajdonosi hozzájárulás;
- bérleti szerződés és tulajdonosi nyilatkozat;
- használati megállapodás;
- székhelyszolgáltatási szerződéshez kapcsolódó hozzájárulás;
- más, megfelelő bizonyító erejű okirat.
Az ügyvéd ellenőrzi az iratok formai és jogi megfelelőségét, valamint azt, hogy a cím, a tulajdonosi adatok és a hozzájárulás összhangban vannak-e.
Az alapítás előtt ezért tisztázni kell a székhely, telephely és fióktelep közötti különbséget, továbbá a székhelyhasználat jogszerűségét.
Székhelyszolgáltatás esetén a szolgáltató biztosítja a szerződéshez és a cím bejegyzéséhez szükséges dokumentumokat, az ügyvéd pedig ezeket használja fel a cégbejegyzési iratcsomag összeállításához.
A székhelyszolgáltató és az ügyvéd feladata tehát kapcsolódik egymáshoz, de nem azonos.
Milyen iratokat készít el az ügyvéd?
A pontos dokumentumlista a cégformától, a tulajdonosoktól és az alapítás sajátosságaitól függ.
Kft. vagy Bt. alapításakor rendszerint szükség lehet például:
- társasági szerződésre vagy alapító okiratra;
- tagjegyzékre;
- ügyvezetői elfogadó nyilatkozatra;
- összeférhetetlenségi nyilatkozatra;
- képviseleti és cégjegyzési dokumentumokra;
- tagi vagy alapítói nyilatkozatokra;
- székhelyhasználati okiratra;
- meghatalmazásra;
- adózással kapcsolatos nyilatkozatokra;
- a cégbejegyzési kérelemre;
- az adott ügyben szükséges egyéb mellékletekre.
Nem minden cégalapítás dokumentációja teljesen azonos. Külföldi tag, jogi személy tulajdonos, apport, több ügyvezető vagy különleges tulajdonosi megállapodás további iratokat tehet szükségessé.
Mit jelent az ügyvédi ellenjegyzés?
Az ügyvédi ellenjegyzés nem egyszerű pecsét.
Az ellenjegyzéssel az ügyvéd többek között azt tanúsítja, hogy:
- az okirat megfelel a jogszabályoknak;
- az okiratban szereplő felek nyilatkozatot tettek;
- az aláíró személyazonosságát ellenőrizte;
- a felek az okiratot előtte írták alá, vagy aláírásukat előtte sajátjuknak ismerték el;
- az okirat tartalma megfelel a kinyilvánított akaratnak.
Az ügyvéd ezért nem ellenjegyezhet vakon egy internetről letöltött dokumentumot csak azért, mert az alapítók már aláírták.
Az ellenjegyzéshez az irat tartalmát, az aláírókat és a jogügylet körülményeit is megfelelően ellenőriznie kell. Az ügyvédi okiratszerkesztés és ellenjegyzés szabályait az ügyvédi tevékenységről szóló törvény rendezi.
Aláírás-minta vagy közjegyzői címpéldány?
A cég képviseletére jogosult személy aláírásának igazolására több megoldás létezik.
Az ügyvéd a törvényi feltételek fennállása esetén a cégbejegyzési vagy változásbejegyzési eljárásban ügyvéd által ellenjegyzett aláírás-mintát készíthet. Erre akkor van lehetőség, ha az ügyvéd a cég létesítő okiratát vagy annak módosítását is készíti, illetve ellenjegyzi.
Más esetben közjegyző által készített hiteles cégaláírási nyilatkozat, közismert nevén aláírási címpéldány lehet szükséges.
A két dokumentum gyakorlati felhasználhatósága sok helyzetben hasonló lehet, de nem teljesen azonos eljárásban készülnek. Banki vagy más ügyintézés előtt célszerű ellenőrizni, hogy az adott szervezet pontosan melyik dokumentumot kéri.
Szerződésminta vagy egyedi társasági szerződés?
Bizonyos cégformáknál a társaság szerződésminta használatával, egyszerűsített cégeljárásban is alapítható.
A szerződésminta előnye lehet:
- a gyorsabb ügyintézés;
- az előre meghatározott szerkezet;
- az egyszerűbb dokumentáció;
- a kedvezőbb eljárási feltételek.
A mintának azonban korlátai vannak. Nem alakítható át szabadon minden egyedi tulajdonosi elképzeléshez.
Egyedi létesítő okirat lehet indokolt például akkor, ha:
- több tulajdonos eltérő jogosultságot kap;
- különleges szavazási szabályokra van szükség;
- szabályozni kell a döntetlen helyzetet;
- befektető belépése várható;
- részletes üzletrész-átruházási szabályokat szeretnének;
- több ügyvezető eltérő hatáskörrel jár el;
- a felek külön kilépési vagy öröklési szabályokat kívánnak.
Egyszerűsített eljárásnál a cégbíróság az adószám megállapítását követően rendkívül rövid, egy munkaórás határidővel dönthet a kérelemről. Ez azonban csak a bírósági döntési szakaszt jelenti, nem a teljes cégalapítás idejét.
A gyors eljárásban különösen fontos az ügyvéd előzetes ellenőrzése, mivel a hibás vagy hiányos dokumentáció javítására szűkebb lehetőség maradhat.
Az ügyvéd nyújtja be a kérelmet
Az aláírt dokumentumokból az ügyvéd elektronikus iratcsomagot készít.
Ennek során:
- kitölti a megfelelő elektronikus nyomtatványt;
- csatolja a szükséges mellékleteket;
- elektronikus okirattá alakítja a papíron létrejött dokumentumokat;
- elektronikus aláírással és időbélyegzővel látja el az iratokat;
- továbbítja a kérelmet;
- megőrzi az eredeti vagy elektronikus dokumentumokat;
- figyeli a cégbíróság válaszát.
A cégbíróság a jogi képviselővel elektronikus úton tart kapcsolatot, így a bejegyzést elrendelő, elutasító vagy egyéb végzések is hozzá érkeznek.
Az alapítók tehát nem közvetlenül leveleznek a cégbírósággal. A hivatalos kommunikáció jogi és technikai kapuja az eljáró ügyvéd.
Mit tehet az ügyvéd, ha probléma merül fel?
A cégbejegyzési eljárás nem minden esetben zárul azonnali bejegyzéssel.
Problémát okozhat például:
- nem megfelelő cégnév;
- pontatlan személyes adat;
- hiányos székhelyhasználati dokumentum;
- hibás társasági rendelkezés;
- hiányzó nyilatkozat;
- külföldi irat fordításának vagy hitelesítésének hiánya;
- nem megfelelően igazolt képviseleti jogosultság;
- hatósági vagy adóregisztrációs akadály.
Az ügyvéd feladata ilyenkor a végzés értelmezése, az alapítók tájékoztatása és a szükséges javítás előkészítése.
Az eljárás típusától és a hiba jellegétől függően szóba kerülhet:
- az iratok javítása;
- új dokumentum aláírása;
- ismételt benyújtás;
- új cégnév választása;
- további igazolás beszerzése;
- másik eljárási forma választása.
Az ügyvéd ugyanakkor nem tudja garantálni a bejegyzést, ha az alapítók vagy a dokumentumok nem felelnek meg a jogszabályoknak.
Mit nem az ügyvéd feladata eldönteni?
Az ügyvéd fontos szereplő, de nem minden vállalkozási kérdés univerzális svájci bicskája.
Nem feltétlenül az ügyvéd feladata:
- üzleti terv készítése;
- a várható bevétel megbecsülése;
- a megfelelő könyvelési rendszer kiválasztása;
- részletes adóoptimalizálás;
- piackutatás;
- bankszámla kiválasztása;
- szakmai engedélyek automatikus beszerzése;
- a vállalkozás napi adminisztrációjának elvégzése;
- a cég üzleti sikerének garantálása.
Az ügyvéd adhat általános tájékoztatást a döntések jogi következményeiről, de az adózási kérdéseket könyvelővel vagy adószakértővel is át kell beszélni.
Különösen fontos ez:
- az áfa megválasztásánál;
- a KIVA vagy társasági adó mérlegelésénél;
- az ügyvezető jogviszonyánál;
- a tulajdonosok járulékfizetésénél;
- a külföldi ügyleteknél;
- a helyi iparűzési adónál;
- az alkalmazottak foglalkoztatásánál.
Mennyibe kerül az ügyvédi közreműködés?
Az ügyvédi munkadíj nem minden cégalapításnál azonos.
A díjat befolyásolhatja például:
- a választott cégforma;
- az alapítók száma;
- egyszerűsített vagy általános eljárás szükséges-e;
- szerződésminta vagy egyedi okirat készül;
- van-e külföldi tag vagy ügyvezető;
- jogi személy is szerepel-e tulajdonosként;
- szükséges-e idegen nyelvű dokumentáció;
- történik-e apportálás;
- kérnek-e névfoglalást;
- mennyi külön egyeztetésre van szükség;
- milyen további dokumentumokat készít az ügyvéd.
Az ajánlat elfogadása előtt érdemes írásban tisztázni, hogy a munkadíj mit tartalmaz.
Például:
- konzultációt;
- okiratszerkesztést;
- ellenjegyzést;
- aláírás-mintát;
- cégbejegyzési kérelmet;
- névfoglalást;
- javítást vagy ismételt benyújtást;
- külföldi iratok ellenőrzését;
- bejegyzés utáni iratcsomagot.
Az „ingyenes cégalapítás” vagy „ajándék ügyvédi közreműködés” megjelölésű ajánlatoknál is meg kell nézni, hogy pontosan ki fizeti a munkadíjat, milyen feltételek kapcsolódnak a csomaghoz, és milyen költségek merülhetnek fel később.
