A vállalkozás székhelye a cég jogi értelemben vett központja, amely a hivatalos levelezés, a hatósági ügyintézés és az adózással kapcsolatos teendők lebonyolítására szolgál. A székhely megváltozása számos adminisztratív és jogi teendővel jár, amelyeket minden vállalkozónak ismernie kell. Részletesen bemutatjuk a székhelyváltozás bejelentésének folyamatát, a szükséges dokumentumokat és határidőket, valamint a legfontosabb tudnivalókat.

Mikor kell bejelenteni a székhelyváltozást?

A székhelyváltozást a változás bekövetkezésétől számított 30 napon belül be kell jelenteni a cégbíróságnak. A bejelentés elmulasztása vagy késedelmes teljesítése jogkövetkezményekkel járhat, például bírságot szabhatnak ki a cégre. A Ctv. 34. § (2) bekezdése szerint, ha a változásbejegyzési kötelezettséget késedelmesen teljesítik, a cégbíróság 50 000 forinttól 900 000 forintig terjedő pénzbírságot szabhat ki. A bírság pontos összegét a bíró állapítja meg, mérlegelve a mulasztás súlyát és időtartamát, valamint a társaság által tanúsított egyéb magatartásokat.Ezért fontos, hogy a vállalkozók időben és szabályosan teljesítsék a bejelentési kötelezettségüket. A bejelentés elmulasztása akár a cég megszűnéséhez is vezethet (mivel törvényességi felügyeleti eljárást indíthatnak), ezért kiemelten fontos a határidők betartása.

Hogyan kell bejelenteni a székhelyváltozást?

A székhelyváltozás bejelentése változásbejegyzési kérelem benyújtásával történik a cégbírósághoz. A kérelmet a cég képviseletére jogosult személynek kell benyújtania ügyvéden vagy jogtanácsoson keresztül, és mellékelni kell hozzá a szükséges dokumentumokat. A változásbejegyzési kérelmet elektronikus úton kell benyújtania az eljáró jogi képviselőnek. A változásbejelentés illeték és közzétételi díj köteles, ezek összege általában – alapesetben 15.000 és 3.000 forint.

Szükséges dokumentumok

A székhelyváltozás bejelentéséhez az alábbi dokumentumokat kell csatolni a változásbejegyzési kérelemhez:

• A székhelyhasználat jogszerűségéről szóló ügyvezetői nyilatkozat: ezt a nyilatkozatot az ügyvéd előtt kell megtenni. Igazságtartalmát az ügyvéd ellenőrizni köteles – többek között – az ingatlan-nyilvántartásból lekérdezett tulajdoni lapon keresztül. Az ügyvédnek el kell kérnie a székhelyhasználat jogalapját képező okiratot, lehet az bérleti szerződés, de lehet szívességi székhelyhasználati hozzájárulás, netán egy székhelyszolgáltatói nyilatkozat, esetleg székhelyszolgáltatási szerződés.  Fontos, hogy az okirat tartalmazza a székhely pontos címét és a használat jogcímét.
• A cég létesítő okiratának módosításául szolgáló okiratot: sokszor a társaság taggyűlési jegyzőkönyve. (vagy módosító okirat)
• Az új egységes szerkezetű létesítő okiratot (alapító okiratot vagy társasági szerződést)
• Egyéb ügyvéd által megszerkesztett és ellenjegyzett okiratokat.
• Illetékigazolást, amelyet közvetlenül az ügyvéd kap meg elektronikusan, akkor ha az Államkincstárhoz az illeték és közzétételi díj összege megérkezett. Itt nem fogadják el az ügyfél igazolását, átutalási megbízását arról, hogy átutalta az összeget. Az átfutási idő 1-2 nap.

A cégbírósági bejelentést gyakorlatilag az ügyvéd vagy jogtanácsos teljes egészében le tudja bonyolítani.

Székhelyszolgáltatás bejelentése

Ha a cég székhelyszolgáltatást vesz igénybe, akkor a székhelyváltozás bejelentése mellett (amit a cégbíróságon keresztül kell) a székhelyszolgáltatás igénybevételét is be kell jelenteni az adóhatóságnak. Erre a T101E vagy T201T jelű nyomtatvány szolgál, amelyet a cégbírósági bejelentést követő 15 napon belül kell benyújtani. Ezt a bejelentést a könyvelő szokta megtenni.