A vállalkozás székhelye a cég jogi értelemben vett központja, amely a hivatalos levelezés, a hatósági ügyintézés és az adózással kapcsolatos teendők lebonyolítására szolgál. A székhely megváltozása számos adminisztratív és jogi teendővel jár, amelyeket minden vállalkozónak ismernie kell. Cikkünkben részletesen bemutatjuk a székhelyváltozás bejelentésének folyamatát, a szükséges dokumentumokat és határidőket, valamint a legfontosabb tudnivalókat.

Mikor kell bejelenteni a székhelyváltozást?

A székhelyváltozást a változás bekövetkezésétől számított 30 napon belül be kell jelenteni a cégbíróságnak. A bejelentés elmulasztása vagy késedelmes teljesítése jogkövetkezményekkel járhat, például bírságot szabhatnak ki a cégre. A Ctv. 34. § (2) bekezdése szerint, ha a változásbejegyzési kötelezettséget késedelmesen teljesítik, a cégbíróság 50 000 forinttól 900 000 forintig terjedő pénzbírságot szabhat ki. A bírság pontos összegét a bíró állapítja meg, mérlegelve a mulasztás súlyát és időtartamát, valamint a társaság által tanúsított egyéb magatartásokat.Ezért fontos, hogy a vállalkozók időben és szabályosan teljesítsék a bejelentési kötelezettségüket. A bejelentés elmulasztása akár a cég megszűnéséhez is vezethet, ezért kiemelten fontos a határidők betartása.

Hogyan kell bejelenteni a székhelyváltozást?

A székhelyváltozás bejelentése változásbejegyzési kérelem benyújtásával történik a cégbírósághoz. A kérelmet a cég képviseletére jogosult személynek kell benyújtania ügyvéden vagy jogtanácsoson keresztül, és mellékelni kell hozzá a szükséges dokumentumokat. A változásbejegyzési kérelmet elektronikus úton kell benyújtania az eljáró jogi képviselőnek. A változásbejelentés illeték és közzétételi díj köteles, ezek összege általában – alapesetben 15.000 és 3.000 forint.

Szükséges dokumentumok

A székhelyváltozás bejelentéséhez az alábbi dokumentumokat kell csatolni a változásbejegyzési kérelemhez:

• A székhelyhasználat jogszerűségéről szóló ügyvezetői nyilatkozat: ezt a nyilatkozatot az ügyvéd előtt kell megtenni. Igazságtartalmát az ügyvéd ellenőrizni köteles – többek között – az ingatlan-nyilvántartásból lekérdezett tulajdoni lapon keresztül. Az ügyvédnek el kell kérnie a székhelyhasználat jogalapját képező okiratot, lehet az bérleti szerződés, de lehet szívességi székhelyhasználati hozzájárulás, netán egy székhelyszolgáltatói nyilatkozat, esetleg székhelyszolgáltatási szerződés.  Fontos, hogy az okirat tartalmazza a székhely pontos címét és a használat jogcímét.
• A cég létesítő okiratának módosításául szolgáló okiratot: Ha a székhelyváltozás a cég létesítő okiratában is szerepel, akkor azt módosítani kell, és a módosított egységes szerkezetű létesítő okiratot is csatolni kell a kérelemhez.
• Az új egységes szerkezetű létesítő okiratot (alapító okiratot vagy társasági szerződést)
• Egyéb ügyvéd által megszerkesztett és ellenjegyzett okiratokat.
• Illetékigazolást, amelyet közvetlenül az ügyvéd kap meg elektronikusan, akkor ha az Államkincstárhoz az illeték és közzétételi díj összege megérkezett. Itt nem fogadják el az ügyfél igazolását, átutalási megbízását arról, hogy átutalta az összeget.

Székhelyszolgáltatás bejelentése

Ha a cég székhelyszolgáltatást vesz igénybe, akkor a székhelyváltozás bejelentése mellett (amit a cégbíróságon keresztül kell) a székhelyszolgáltatás igénybevételét is be kell jelenteni az adóhatóságnak. Erre a T101E jelű nyomtatvány szolgál, amelyet a cégbírósági bejelentést követő 15 napon belül kell benyújtani. A székhelyszolgáltatás igénybevételének bejelentése fontos, mert ennek hiányában a cég nem élvezheti az esetleges adókedvezményeket.

A székhelyváltozás bejelentése fontos adminisztratív teendő, amelyet minden vállalkozónak időben és szabályosan kell teljesítenie. A bejelentéshez változásbejegyzési kérelmet kell benyújtani a cégbírósághoz, és mellékelni kell a szükséges dokumentumokat. Emellett a változást be kell jelenteni az adóhatóságnak és a cég partnereinek is. Ha a cég székhelyszolgáltatást vesz igénybe, akkor azt is be kell jelenteni az adóhatóságnak.

A székhelyváltozás bejelentésének elmulasztása vagy késedelmes teljesítése jogkövetkezményekkel járhat, ezért fontos, hogy a vállalkozók körültekintően járjanak el, és szükség esetén kérjék szakember segítségét. A pontos és időben történő bejelentéssel elkerülhetők a kellemetlenségek, és biztosítható a vállalkozás zökkenőmentes működése.