Újabb digitális fejlesztési pályázati lehetőség készülhet a mikro-, kis- és középvállalkozások számára. A tervezett DIMOP Plusz konstrukció a kkv-k növekedési lehetőségeit támogatná a digitális infrastruktúra és a digitális transzformáció elősegítésével.
Ez a vállalkozásoknak azért lehet fontos, mert a digitalizáció ma már nem csak kényelmi kérdés. Egy jól működő weboldal, korszerű számlázási rendszer, ügyfélkezelő szoftver, webáruház, belső adminisztrációs rendszer vagy biztonságos informatikai háttér közvetlenül befolyásolhatja a cég működését.
A pályázati lehetőség különösen azoknak a vállalkozásoknak lehet érdekes, amelyek eddig halogatták a digitális fejlesztéseket, mert túl költségesnek, bonyolultnak vagy bizonytalannak tartották őket. A támogatás azonban csak akkor jelent valódi előnyt, ha a cég nem pusztán pályázati pénzt akar elkölteni, hanem tényleges üzleti problémát akar megoldani.
Miért fontos a digitalizáció a vállalkozásoknak?
Sok kisebb vállalkozás még mindig úgy gondol a digitalizációra, mint valamilyen távoli informatikai divatra. Pedig a gyakorlatban nagyon is hétköznapi dolgokról van szó: gyorsabb ügyintézésről, pontosabb nyilvántartásról, jobb ügyfélkiszolgálásról, kevesebb papírmunkáról és átláthatóbb működésről.
Egy vállalkozás digitális fejlettsége ma már versenyképességi kérdés. Ha egy cég lassan válaszol az ügyfeleknek, nehezen kezeli a megrendeléseket, kézzel vezeti a nyilvántartásait, elavult a weboldala, vagy nincs rendben az adatkezelése, akkor hátrányba kerülhet a piacon.
A digitalizáció nem feltétlenül óriási rendszerbevezetést jelent. Sokszor már az is előrelépés, ha a vállalkozás korszerűbb weboldalt készít, automatizálja az ajánlatkéréseket, bevezet egy jobb számlázási vagy készletkezelési rendszert, vagy átláthatóbbá teszi a belső adminisztrációt.
Nem minden digitális fejlesztés hasznos
A pályázatoknál gyakori hiba, hogy a vállalkozás először azt nézi, mire lehet támogatást kapni, és csak utána gondolkodik el azon, mire van valóban szüksége. Ez könnyen zsákutcába vezethet.
Egy új szoftver, weboldal vagy informatikai eszköz önmagában nem garantál hatékonyságot. Ha a cég nem tudja, milyen folyamatot akar javítani, milyen problémát akar megoldani, vagy milyen eredményt vár a fejlesztéstől, akkor a beruházás könnyen drága díszletté válhat.
A jó digitális fejlesztés mindig konkrét kérdésre válaszol. Hogyan lehet gyorsabban kiszolgálni az ügyfeleket? Hogyan lehet csökkenteni az adminisztrációt? Hogyan lehet pontosabban követni a megrendeléseket? Hogyan lehet több érdeklődőt szerezni az online felületeken? Hogyan lehet biztonságosabban kezelni a céges adatokat?
Weboldalfejlesztés: nem csak szép dizájn
Sok vállalkozás számára a weboldal az első digitális fejlesztési terület. Ez érthető, hiszen az ügyfelek jelentős része először online néz utána egy cégnek. Egy elavult, lassú, nehezen használható vagy mobilon rosszul működő weboldal könnyen bizalomvesztést okozhat.
A weboldal azonban nem csak névjegykártya. Jó esetben ügyfélszerző eszköz, információs központ és értékesítési felület is. Egy korszerű oldalnak gyorsnak, áttekinthetőnek, mobilbarátnak és keresőoptimalizált alapokra építettnek kell lennie.
A vállalkozásoknak ezért webfejlesztés előtt érdemes tisztázniuk, mit várnak az oldaltól. Több ajánlatkérést? Jobb tájékoztatást? Online értékesítést? Időpontfoglalást? Gyakori kérdések kezelését? Jobb megjelenést a Google-ben? A cél nélkül épített weboldal olyan, mint egy kirakat, amelyben minden van, csak vevő nem áll meg előtte.
E-kereskedelem: lehetőség, de nem automata pénzgép
Az e-kereskedelem sok vállalkozás számára vonzó fejlesztési irány. Egy webáruház vagy online rendelési rendszer új vevőket hozhat, bővítheti az értékesítési csatornákat, és csökkentheti a földrajzi korlátokat.
Ugyanakkor az online értékesítés nem csak technikai kérdés. Kell hozzá készletkezelés, fizetési megoldás, szállítási folyamat, ügyfélszolgálat, adatkezelési tájékoztató, elállási szabályok kezelése, számlázás, marketing és folyamatos karbantartás.
A webáruház nem pénznyomda, hanem működő üzleti rendszer. Ha a háttérfolyamatok nincsenek rendben, az online felület csak felnagyítja a hibákat. A pályázati támogatás ezért jó belépő lehet, de a vállalkozásnak előre látnia kell az üzemeltetés költségeit és feladatait is.
Szoftverek és belső rendszerek: a láthatatlan hatékonyság
A digitális fejlesztések egyik legfontosabb területe a belső működés korszerűsítése. Ide tartozhat ügyfélkezelő rendszer, projektmenedzsment eszköz, készletkezelő, számlázóprogram, dokumentumkezelő, belső kommunikációs rendszer vagy pénzügyi tervezést támogató szoftver.
Ezek kívülről nem mindig látványosak, de a cég működésére nagy hatással lehetnek. Ha kevesebb az elveszett információ, gyorsabb az ügyintézés, pontosabb a számlázás, könnyebb visszakeresni a dokumentumokat, és átláthatóbbak a feladatok, az közvetlenül javíthatja a hatékonyságot.
A vállalkozásoknak azonban figyelniük kell arra, hogy a szoftver illeszkedjen a valós működésükhöz. Egy túl bonyolult rendszer könnyen ellenállást vált ki a munkatársakból. Egy túl egyszerű rendszer pedig hamar szűknek bizonyulhat. A jó választás ott kezdődik, hogy a cég pontosan leírja a saját folyamatait.
Hardverfejlesztés: mikor indokolt?
A digitális fejlesztés nemcsak szoftvert jelenthet. Sok vállalkozásnál a hardveres háttér is elavult. Lassú számítógépek, régi laptopok, bizonytalan hálózat, rossz nyomtatási infrastruktúra vagy gyenge adatbiztonsági megoldások lassíthatják a napi munkát.
A hardverfejlesztés akkor indokolt, ha valódi teljesítmény-, biztonsági vagy működési problémát old meg. Egy új eszköz akkor hasznos, ha gyorsabbá, megbízhatóbbá vagy biztonságosabbá teszi a munkát.
Nem érdemes azonban csak azért eszközt vásárolni, mert támogatásból elérhető. A vállalkozásnak előre meg kell néznie, hogy az új hardver hogyan kapcsolódik a működéshez, milyen szoftverek futnak rajta, ki használja, hogyan lesz karbantartva, és milyen adatbiztonsági szabályok vonatkoznak rá.
A digitális fejlesztéshez képzés is kell
Sok cég ott hibázik, hogy bevezet egy új rendszert, de nem tanítja meg megfelelően használni. Ilyenkor a munkatársak vagy elkerülik az új megoldást, vagy csak részben használják ki, vagy párhuzamosan tovább dolgoznak régi táblázatokban és e-mailekben.
A digitalizáció akkor működik, ha az emberek is vele mozdulnak. Kell hozzá betanítás, belső szabály, felelős kijelölése és türelmes átállás. Egy új rendszer első heteiben természetes lehet a bizonytalanság, de ha nincs támogatás, a fejlesztés könnyen elakad.
A pályázati projekt tervezésekor ezért nemcsak az eszközökkel és szoftverekkel kell számolni, hanem azzal is, hogy a cég hogyan fogja beépíteni azokat a mindennapi működésbe.
Adatbiztonság nélkül nincs valódi digitalizáció
Minél több folyamat kerül digitális térbe, annál fontosabb az adatbiztonság. Egy vállalkozás kezelhet ügyféladatokat, szerződéseket, számlákat, pénzügyi információkat, munkavállalói adatokat és üzleti titkokat. Ezek védelme nem mellékes.
A digitális fejlesztésnél ezért érdemes figyelni a jogosultságokra, jelszókezelésre, biztonsági mentésekre, kétfaktoros azonosításra, hozzáférések rendszeres felülvizsgálatára és a munkatársak tudatosságára.
Egy korszerű rendszer is sebezhető, ha mindenki ugyanazt a jelszót használja, ha kilépett munkatársak hozzáférése megmarad, vagy ha nincs rendszeres mentés. A digitalizáció szépen csillogó ajtó, de zár is kell rá.
Pályázat előtt belső igényfelmérés kell
Mielőtt egy vállalkozás pályázatban gondolkodik, érdemes belső igényfelmérést készítenie. Ez nem bonyolult tanulmányt jelent, hanem gyakorlati kérdések tisztázását.
Melyik folyamat lassú? Hol történik sok hiba? Melyik adminisztráció viszi el a legtöbb időt? Hol vesznek el adatok? Melyik ügyféligényre nem tud a cég elég gyorsan reagálni? Milyen digitális eszköz hiányzik a növekedéshez?
Ha ezekre van válasz, akkor a pályázati fejlesztés sokkal pontosabb lehet. Ha nincs válasz, akkor a cég könnyen olyan beruházást választ, amely jól hangzik, de nem hoz valódi eredményt.
A költségeket teljes egészében kell látni
A támogatás nem jelenti azt, hogy a fejlesztésnek nincs költsége. A vállalkozásnak számolnia kell az önerővel, az esetleges előfinanszírozással, az üzemeltetési díjakkal, karbantartással, frissítésekkel, oktatással és a későbbi bővítésekkel is.
Egy weboldal vagy szoftver például nem ér véget az átadással. Tárhely, domain, biztonsági frissítés, tartalomfrissítés, ügyfélszolgálat, licencdíj és technikai támogatás is kapcsolódhat hozzá. Ezeket előre látni kell, különben a fejlesztés később váratlan kiadásokat hozhat.
A jó pályázati döntés nem csak azt nézi, mennyi támogatás szerezhető meg, hanem azt is, hogy a vállalkozás hosszabb távon fenn tudja-e tartani az új rendszert.
A dokumentáció döntő lehet
Pályázati fejlesztésnél a dokumentáció különösen fontos. A vállalkozásnak igazolnia kell a jogosultságát, a projekt tartalmát, a költségek megalapozottságát, a beszerzéseket és a megvalósítást.
Érdemes előre összegyűjteni a cégadatokat, árajánlatokat, szakmai indoklást, pénzügyi adatokat, jelenlegi működés leírását és minden olyan dokumentumot, amely a pályázathoz szükséges lehet.
A pontatlan vagy hiányos dokumentáció könnyen lassíthatja a folyamatot. Egy jó fejlesztési ötlet is elakadhat, ha a papírok rendezetlenek. A pályázat világa nem szereti a „majd később megkeressük” típusú irattárakat.
Mit tegyen most egy vállalkozás?
Első lépésként érdemes átgondolni, milyen digitális fejlesztés lenne valóban hasznos. Weboldal, webáruház, szoftver, hardver, ügyfélkezelő rendszer, készletkezelés vagy adatbiztonsági fejlesztés? A választ a cég működési problémáiból kell levezetni.
Második lépésként célszerű költségbecslést készíteni. Nemcsak a beszerzés árát kell nézni, hanem az üzemeltetést és a fenntartást is.
Harmadik lépésként érdemes beszélni könyvelővel, pályázati tanácsadóval, informatikai szakemberrel vagy webfejlesztővel. A jó előkészítés sok későbbi hibát megelőzhet.
Negyedik lépésként a vállalkozásnak figyelnie kell a pályázati felhívás végleges megjelenését és feltételeit. A mostani tervezet még nem ugyanaz, mint egy végleges, benyújtható pályázat.
