A cégek nevében tett írásos nyilatkozatok jogosultsága, vagyis az aláírási jog, akkor áll fenn, amikor ez a jog a szervezeti struktúrából ered: ebben az esetben a törvény által meghatározott vezetők, vagy az aláírási jogot kifejezetten kapott alkalmazottak hivatalból tehetnek írásos nyilatkozatot. Azonban, ha a meghatalmazás alapján valaki más nevében történő írásos nyilatkozattételről van szó, mint a kötelmi jog egyik esetében, azt nem tekintjük vállalati aláírásnak.

A vállalati aláírás jogszabályi hátterét a cégtörvény is körülhatárolja: annak 8. § (1) bekezdése szerint az aláírási jog magában foglalja a vállalat írásbeli képviseletét és a vállalat nevében történő aláírás jogát. A törvény megkülönbözteti az önálló és az együttes aláírási jogot, előírva, hogy a képviselet és az aláírási jog formája megegyező kell legyen. Ez azt jelenti, hogy a képviseletet vagy önállóan mindenki más nélkül, vagy másokkal együtt kell gyakorolni úgy, hogy csak a közösen aláírásra jogosultak együttes nyilatkozata képezheti a társaság hivatalos állásfoglalását.

Ez nem jelenti azt, hogy minden írásos nyilatkozat mögött konkrét döntésnek kell állnia; ez a vállalat belső ügyeit érinti. A döntéshozatal lehet a legmagasabb szintű vezetői testület, vagy az ügyvezetés feladata is, és több személy is részt vehet benne. A képviselet során azonban előfordulhat, hogy a képviselő egyedül jár el, önállóan nyilatkozik, ami kötelező érvényű lesz a vállalatra nézve. Amennyiben a képviselő döntés nélkül tesz nyilatkozatot, az még mindig a vállalat hivatalos álláspontjaként szolgál, és csak belső szinten merülhet fel kérdés a megfelelő döntés hiányával kapcsolatban. Egy harmadik fél, aki a képviselő nyilatkozata alapján jogosultságot vagy kötelezettséget szerez, nem érinti a döntés hiánya vagy annak hibái.

Ha a képviselet nem megfelelően történt, például ha az aláírási jogot együttesen kellene gyakorolni, de a képviselő egyedül nyilatkozik, ez hibaként értékelendő, hiszen a cégnyilvántartás is tartalmaz információt az aláírási jog formájáról. A cégnyilvántartásnak köszönhetően bárki tájékozódhat a képviseleti jog gyakorlásának módjáról, így egy harmadik fél nem hivatkozhat arra, hogy nem volt tudomása a képviselő nyilatkozatának esetleges hibáiról.

A vállalat képviseleti jogának gyakorlása változó lehet, ha több képviselője van; egyesek önállóan, mások csak együttesen gyakorolhatják ezt a jogot. Egy képviselő azonban csak egyféleképpen járhat el. A cégtörvény nem teszi lehetővé, hogy bizonyos körülmények függvényében (pl. összeghatár esetén) egy személy hol önállóan, hol együttesen léphessen fel.

Az ügyvezetők, mint a vállalati működésben részt vevő alkalmazottak, a Ptk. alapján végezhetnek képviseleti feladatokat is. Bár általában csak bizonyos ügykörökben jogosultak képviseleti tevékenységre, a Ptk. lehetővé teszi, hogy az ügyvezető átfogó, minden ügyre kiterjedő képviseleti jogot kapjon. Fontos megjegyezni, hogy ezt a jogot nem lehet átruházni, és az ilyen képviseleti jogot birtokló személyek nem adhatnak további képviseleti jogot.