A külföldi kiküldetés egy olyan munkáltatói intézkedés, amely során a munkavállaló a munkaszerződésben rögzített munkahelyétől eltérő helyszínen végzi a munkáját. A kiküldetés lehet rövid vagy hosszú távú, és kiterjedhet különböző szakmai rendezvényeken, továbbképzéseken vagy ügyfélkapcsolatok fenntartásán alapuló tevékenységekre. A munkáltatónak számos jogszabályi előírást be kell tartania, hogy a kiküldetés jogszerű legyen, és megfelelő módon elszámolhassa a felmerülő költségeket.

A kiküldetés elrendelése és dokumentációja

A munkáltató köteles a munkavállalót tájékoztatni a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatásról, amelyet írásban kell rögzíteni. Az erről szóló dokumentációnak tartalmaznia kell a kiküldetés időtartamát, helyszínét és egyéb releváns részleteket. A Munka Törvénykönyve előírja, hogy a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás időtartama naptári évenként nem haladhatja meg a 44 munkanapot vagy 352 órát. Amennyiben a munkaviszony év közben kezdődött, határozott időtartamú, vagy részmunkaidős, akkor ezt arányosan kell figyelembe venni.

A munkáltató egyoldalú utasításával elrendelt kiküldetés esetén a következő tartalmú dokumentáció szükséges:

• A munkavállaló neve, beosztása és a kiküldetés pontos időtartama
• A kiküldetés helyszíne és célja
• A munkáltató által vállalt költségtérítések
• Az alkalmazott napidíj és egyéb juttatások
• A kiküldetés várható hatása a munkavállaló alapbérére és munkafeltételeire

Abban az esetben, ha a kiküldetés nem egyoldalú munkáltatói utasításra, hanem a felek közös megegyezésével történik, akkor ezt írásban szintén ajánlott rögzíteni a fenti tartalmi elemekkel együtt.

A költségtérítés szabályai és a napidíj

A munkáltató köteles megtéríteni a munkaviszony teljesítésével felmerült szükséges és indokolt költségeket. Ez történhet számla alapján vagy napidíj formájában. A napidíj célja a külföldi tartózkodás során felmerülő kisebb kiadások fedezése, például étkezési költségek vagy egyéb személyes jellegű kiadások.

A külföldi kiküldetésekhez kapcsolódó napidíj mértékére nincs kötelező minimális összeg, de a vonatkozó jogszabályok alapján bizonyos része adómentesen elszámolható. A 285/2011. kormányrendelet értelmében naponta elszámolható összeg a bevétel 30%-a, de legfeljebb napi 15 eurónak megfelelő forintösszeg. Amennyiben a munkáltató ennél magasabb összeget biztosít napidíjként, akkor az adóköteles jövedelemnek minősül, amely után személyi jövedelemadót, járulékokat és szociális hozzájárulási adót kell fizetni.

A napidíj mellett a munkáltató megtérítheti az alábbi költségeket:

• Utazási költségek (repülőjegy, vonatjegy, taxi stb.)
• Szállásköltség
• Részvételi díjak (például konferenciák, továbbképzések díjai)
• Egyéb, a munkavégzéshez szükséges kiadások

A kiküldetési rendelvény és a költségelszámolás

A kiküldetési rendelvény használata nem kötelező, de a saját gépjárművel történő utazás költségtérítésének elszámolása esetén ajánlott. A költségek elszámolásának módja a társaság belső szabályzata alapján történik, amelyben rögzíteni kell, hogy milyen dokumentumok szükségesek a kiküldetés igazolására és a költségek elszámolására.

A munkáltatónak biztosítania kell, hogy a külföldi kiküldetés üzleti jellegét megfelelően igazolja. Ennek érdekében a következő dokumentumokat szükséges megőrizni:

• A kiküldetés célját és tartalmát bemutató belső vállalati dokumentumok
• A szállás és az utazás költségeiről kiállított számlák
• A konferencián, továbbképzésen vagy üzleti találkozón való részvételt igazoló dokumentumok
• Az adott rendezvény meghívója vagy programterve

A szja-törvény 4. § (3) bekezdése előírja, hogy minden elszámolható költségnek rendelkeznie kell olyan bizonylattal, amely tartalmazza a költség összegét, pénznemét és egyéb lényeges adatokat.

A kiküldetés valódiságának alátámasztása

A kiküldetés valódiságának bizonyítása érdekében érdemes megőrizni minden olyan dokumentációt, amely bizonyítja, hogy a munkavállaló ténylegesen szakmai célból tartózkodott külföldön. Ez lehet:

• A konferenciát vagy szakmai találkozót szervező cég hivatalos dokumentációja
• A munkavállaló részvételét igazoló regisztrációs visszaigazolás
• Bármilyen levelezés vagy internetes hivatkozás, amely a szakmai programot alátámasztja

A cél, hogy a vállalkozás igazolni tudja, hogy a kiküldetés során felmerült költségek kizárólag a munkavégzéshez kapcsolódtak, és nem magánjellegű kiadások voltak. Az adóhatóság bármikor ellenőrizheti ezeket az adatokat, ezért célszerű minden releváns dokumentációt megfelelően rendszerezni és megőrizni.

Kapcsolódó jogszabályok:

2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről
1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról