A székhelyszolgáltatás jellemzően azoknak a kisebb létszámú cégeknek és/vagy vállalkozóknak lehet kiváló lehetőség, akiknek a tevékenységi köre nem feltétlenül helyhez kötött, valamint a hivatalos iratok fogadására, iktatására és az adminisztrációra nem szeretnének egy külön ingatlant bérelni és egy alkalmazottat felvenni.
Példaképpen: ha egy irodát tartunk fent a központi ügyintézésnek, akkor semmiképp sem szabad megfeledkeznünk a bérleti díjról és a rezsiköltségről, de ez még csak a jéghegy csúcsa.
Biztosítani kell az iroda megfelelő technikai felszereltségét, az egészséges és biztonságos munkakörnyezetet, az irodaszereket, az irodai berendezést.
A székhelyszolgáltatás igénybevételével ezek alól mind mentesülünk, hiszen a megbízottként kijelölt szolgáltató ezeket a terheket mind átvállalja, és rendelkezésére állnak az ő tulajdonában lévő ingatlanban, ami a bejegyzett székhely szerepét is betölti.
Hatályos jogszabályok – a 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet
A székhelyszolgáltatás lényegi elemeiről hivatalos törvényi meghatározásokat a 7/2017. (VI. 1.) IM rendeletben lehet bővebben olvasni, amit most szeretnék röviden ismertetni is.
Az első és legfontosabb, hogy a két fél – megbízó (cég/vállalkozó) és megbízott (székhelyszolgáltató) – között létrejöjjön egy írásba foglalt megbízási szerződés.
Ide tartozik minden olyan szerződés is, melynek eredménye, hogy a cég székhelye egy erre kijelölt ingatlan formájában biztosítva van a megbízott által.
Ebben az esetben a kijelölt ingatlan nincs tényleges használatban a megbízó részéről, valamint a székhelyhez kapcsolódó jogszabályi kötelezettségeknek is a székhelyszolgáltató tesz eleget.
A szerződést csak határozatlan időre lehet megkötni, kivételt képez ez alól, ha maga a cég is csak egy meghatározott időre jött létre.
Székhelyszolgáltatás esetén csak olyan ingatlant lehet bejegyeztetni székhelyként, ami a szolgáltató kizárólagos tulajdonában áll, vagy ahol az ingatlan-nyilvántartásba bejegyezték a megbízott használati jogát.
Mi a teendő akkor, ha a megbízott nem kizárólagos tulajdonos, illetve az ingatlan-nyilvántartásba sincs bejegyezve?
Könnyen megeshet, hogy a székhelyszolgáltatásra kijelölt iroda a szolgáltató számára is egy bérelt ingatlan, ám szerencsére ilyenkor sem lehetetlenül el a székhelyszolgáltatás igénybevétele.
Ebben az esetben szükség van az ingatlan tulajdonosának előzetes jóváhagyására, miszerint, az ingatlant székhelyszolgáltatásra használják, valamit a következő feltételek közül teljesülnie kell az egyiknek:
- A két fél között, könyvegyeztetési megbízási viszonynak is fenn kell állnia, a székhelyszolgáltatás tényén kívül.
- Kézbesítési megbízottként kell bejegyeztetni a megbízottat, a cég cégjegyzék adatai között.
- A feleknek jelentős tulajdoni részesedésű vállalkozásoknak, vagy egyéb részesedési viszonyban, illetve a számviteli törvény szerint kapcsolt vállalkozásoknak kell lenniük.
További rendelkezések
Ugyan a székhelyszolgáltatás egyik alapvető eleme az iratmegőrzés, ám van, hogy egyes vállalkozók/cégtulajdonosok bizonyos okiratokat szeretnek inkább saját maguknál tartani.
Éppen ezért szükséges, hogy a szerződésben meghatározzuk, melyek azok a cégiratok, hatósági engedélyek vagy beszámolók, amelyeket a tulajdonos őriz.
A székhelyként kijelölt ingatlanra a megbízottnak úgy kell kihelyezni a megbízó cégtábláját, hogy az közterületről is jól látható, olvasható legyen.
Mivel könnyen előfordulhat, hogy egy ingatlanhoz több cég is be van jelentve, ezért a megbízottnak kötelessége ezeknek a cégeknek a hivatalos iratait és ingóságait megfelelően elkülöníteni, valamint folyamatosan naprakész iratjegyzéket és ingóságjegyzéket vezetni róluk.
Ezeket pedig a szerződés megszűnésével át kell nyújtani a megbízónak.
Mindemellett a megbízott köteles fogadni a postai küldeményeket, és erről egy napon belül értesíteni a megbízót.
Jelen kell lennie az esetleges revíziók során, ezt nem akadályozhatja meg, viszont az ellenőrzés tényéről haladéktalanul köteles tájékoztatni a megbízóját.
Mit vállalunk mi?
- A székhelynek bejegyzett ingatlanon, jól látható helyen kihelyezzük az Ön cégtábláját, a jogszabályoknak megfelelően.
- Átvesszük a postai úton érkező küldeményeit.
- Elektronikus archívumot biztosítunk, a beérkezett postai levelek beszkennelésével.
- Mindennemű beérkezett levelet továbbítunk elektronikus úton a beérkezéstől számított 24 órán belül, valamint minden hó végén díjmentesen, postai úton is.
- A helyszínre érkező hatóságokat szakszerűen fogadjuk.
- A hatósági kényszerintézkedéseket a jogszabályoknak megfelelően tűrjük.
- Külön tárgyalót biztosítunk Önnek.
Dióhéjban tehát a székhelyszolgáltatás egy kiváló lehetőség lehet, ha nem feltétlenül szükséges egy külön iroda fenntartása a központi ügyintézésre.
Kötelezettségeit törvényi szabályozások irányítják, legfőbb célja pedig az, hogy az Ön vállalkozásának működése még kevesebb teherrel és gonddal járjon.
Ha felkeltettük az érdeklődését, esetleg akadna még kérdése a témával kapcsolatban, keressen minket bátran!