A székhelyszolgáltatás jellemzően azoknak a kisebb létszámú cégeknek és/vagy vállalkozóknak lehet kiváló lehetőség, akiknek a tevékenységi köre nem feltétlenül helyhez kötött, valamint a hivatalos iratok fogadására, iktatására és az adminisztrációra nem szeretnének egy külön ingatlant bérelni és egy alkalmazottat felvenni. Példaképpen: ha egy irodát tartunk fent a központi ügyintézésnek, akkor semmiképp sem szabad megfeledkeznünk a bérleti díjról és a rezsiköltségről, de ez még csak a jéghegy csúcsa. Biztosítani kell az iroda megfelelő technikai felszereltségét, az egészséges és biztonságos munkakörnyezetet, az irodaszereket, az irodai berendezést.
A székhelyszolgáltatás igénybevételével ezek alól mind mentesülünk, hiszen a megbízottként kijelölt szolgáltató ezeket a terheket mind átvállalja, és rendelkezésére áll a tulajdonában, vagy használatában álló ingatlan, ami a bejegyzett székhely szerepét is betölti.
Hatályos jogszabályok – a 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet
A székhelyszolgáltatás lényegi elemeiről hivatalos törvényi meghatározásokat a 7/2017. (VI. 1.) IM rendeletben (rendelet a székhelyszolgáltatásról – székhelyszolgáltatás jogszabály) lehet bővebben olvasni, amit most szeretnék röviden ismertetni is.
- Az első és legfontosabb, hogy a két fél – megbízó (cég/vállalkozó) és megbízott (székhelyszolgáltató) – között létrejöjjön egy írásba foglalt megbízási szerződés. Ebben az esetben a kijelölt ingatlan nincs tényleges használatban a megbízó részéről, valamint a székhelyhez kapcsolódó jogszabályi kötelezettségeknek is a székhelyszolgáltató tesz eleget.
- A szerződést csak határozatlan időre lehet megkötni, kivételt képez ez alól, ha maga a cég is csak egy meghatározott időre jött létre.
- Székhelyszolgáltatás esetén csak olyan ingatlant lehet bejegyeztetni székhelyként, ami a szolgáltató kizárólagos tulajdonában áll, vagy ahol az ingatlan-nyilvántartásba bejegyezték a megbízott használati jogát. Ez felkerül az adott ingatlan tulajdoni lapjára is.
- Egy éven belül nem lehet felmondani rendes felmondás jogával a székhelyszolgáltatásról szóló szerződést.
- A székhelyszolgáltatást igénybe vevő köteles adott nyomtatványon bejelenteni a NAV-nak a székhelyszolgáltatás tényét
Mi a teendő akkor, ha a megbízott nem kizárólagos tulajdonos, illetve az ingatlan-nyilvántartásba sincs bejegyezve a használat joga?
Könnyen megeshet, hogy a székhelyszolgáltatásra kijelölt iroda a szolgáltató számára is egy bérelt ingatlan (és nincs bejegyezve oda a szolgáltató javára a használat joga), ám szerencsére ilyenkor sem lehetetlenül el a székhelyszolgáltatás igénybevétele.
Ebben az esetben szükség van az ingatlan tulajdonosának előzetes jóváhagyására, miszerint, az ingatlant székhelyszolgáltatásra használják, valamint a következő feltételek közül teljesülnie kell az egyiknek:
- A két fél között, könyvelési megbízási viszonynak is fenn kell állnia, a székhelyszolgáltatás tényén kívül.
- A székhelyszolgáltatást végző kézbesítési megbízottként van bejegyezve a szolgáltatás igénybe vevő cég cégjegyzéki adatai közé a cégjegyzékben
- A feleknek (a székhelyszolgáltatást nyújtónak és igénybe vevőnek) jelentős tulajdoni részesedésű vállalkozásoknak, vagy egyéb részesedési viszonyban, illetve a számviteli törvény szerint kapcsolt vállalkozásoknak kell lenniük.
Székhelyszolgáltatásra vonatkozó további rendelkezések
Ugyan a székhelyszolgáltatás egyik alapvető eleme az iratmegőrzés, ám van, hogy egyes vállalkozók/cégtulajdonosok bizonyos okiratokat (az irataik nagy részét maguknál, könyvelőnél) szeretnek inkább saját maguknál tartani.
- Éppen ezért szükséges, hogy a szerződésben meghatározzuk, melyek azok a cégiratok, hatósági engedélyek vagy beszámolók, amelyeket a székhelyszolgáltató őriz.
- A székhelyként kijelölt ingatlanra a megbízottnak úgy kell kihelyezni a megbízó cégtábláját, hogy az közterületről is jól látható, olvasható legyen.
- Mivel könnyen előfordulhat, hogy egy ingatlanhoz több cég is be van jelentve, ezért a megbízottnak kötelessége ezeknek a cégeknek a hivatalos iratait és ingóságait megfelelően elkülöníteni, valamint folyamatosan naprakész ingóságjegyzéket vezetni. Ez vonatkozik azon iratokra is, amelyeket a székhelyszolgáltatási szerződés alapján Megbízó Megbízottnak átadott.
- Ezeket pedig a szerződés megszűnésével át kell nyújtani a megbízónak.
- Mindemellett a megbízott köteles fogadni a postai küldeményeket, és erről egy napon belül értesíteni a megbízót.
- A székhelyszolgáltató tűrni köteles a hatósági kényszerintézkedéseket, végrehajtásokat, foglalásokat, és azokról haladéktalanul értesíteni Megbízót.
A hatóságokra vonatkozó szabály az, hogy kényszerintézkedést kizárólag az intézkedés alá vont cég irataira, és ingóságaira szabad kiterjeszteni.
Mit vállalunk mi?
- A székhelynek bejegyzett ingatlanon, jól látható helyen kihelyezzük az Ön cégtábláját, a jogszabályoknak megfelelően.
- Átvesszük a postai úton érkező küldeményeit.
- Azokról értesítjük e-mailben.
- Elektronikus archívumot biztosítunk, a beérkezett postai levelek beszkennelésével.
- Mindennemű beérkezett levelet továbbítunk elektronikus úton a beérkezéstől számított 24 órán belül, valamint minden hó végén díjmentesen, postai úton is. Ezeknek a székhelyszolgáltatás díján kívül más díjuk nincs.
- A helyszínre érkező hatóságokat szakszerűen fogadjuk.
- A hatósági kényszerintézkedéseket a jogszabályoknak megfelelően tűrjük.
Dióhéjban tehát a székhelyszolgáltatás egy kiváló lehetőség lehet, ha nem feltétlenül szükséges egy külön iroda fenntartása a központi ügyintézésre.
A szolgáltató kötelezettségeit törvényi szabályozások irányítják, legfőbb célja pedig az, hogy az Ön vállalkozásának működése még kevesebb teherrel és gonddal járjon.
Ha felkeltettük az érdeklődését, esetleg akadna még kérdése a témával kapcsolatban, keressen minket bátran elérhetőségeink valamelyikén! Szívesen válaszolunk kérdéseikre!