A székhelyszolgáltatás jellemzően azoknak a kisebb létszámú cégeknek és/vagy vállalkozóknak lehet kiváló lehetőség, akiknek a tevékenységi köre nem feltétlenül helyhez kötött, valamint a hivatalos iratok fogadására, iktatására és az adminisztrációra nem szeretnének egy külön ingatlant bérelni és egy alkalmazottat felvenni.  Példaképpen: ha egy irodát tartunk fent a központi ügyintézésnek, akkor semmiképp sem szabad megfeledkeznünk a bérleti díjról és a rezsiköltségről, de ez még csak a jéghegy csúcsa. Biztosítani kell az iroda megfelelő technikai felszereltségét, az egészséges és biztonságos munkakörnyezetet, az irodaszereket, az irodai berendezést.

A székhelyszolgáltatás igénybevételével ezek alól mind mentesülünk, hiszen a megbízottként kijelölt szolgáltató ezeket a terheket mind átvállalja, és rendelkezésére áll a tulajdonában, vagy használatában álló ingatlan, ami a bejegyzett székhely szerepét is betölti.

Hatályos jogszabályok – a 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet

A székhelyszolgáltatás lényegi elemeiről hivatalos törvényi meghatározásokat a 7/2017. (VI. 1.) IM rendeletben (rendelet a székhelyszolgáltatásról – székhelyszolgáltatás jogszabály) lehet bővebben olvasni, amit most szeretnék röviden ismertetni is.

• Az első és legfontosabb, hogy a két fél – megbízó (cég/vállalkozó) és megbízott (székhelyszolgáltató) – között létrejöjjön egy írásba foglalt megbízási szerződés. Ebben az esetben a kijelölt ingatlan nincs tényleges használatban a megbízó részéről, valamint a székhelyhez kapcsolódó jogszabályi kötelezettségeknek is a székhelyszolgáltató tesz eleget.
• A szerződést csak határozatlan időre lehet megkötni, kivételt képez ez alól, ha maga a cég is csak egy meghatározott időre jött létre.
• Székhelyszolgáltatás esetén csak olyan ingatlant lehet bejegyeztetni székhelyként, ami a szolgáltató kizárólagos tulajdonában áll, vagy ahol az ingatlan-nyilvántartásba bejegyezték a megbízott használati jogát. Ez felkerül az adott ingatlan tulajdoni lapjára is.
• Egy éven belül nem lehet felmondani rendes felmondás jogával a székhelyszolgáltatásról szóló szerződést.
• A székhelyszolgáltatást igénybe vevő köteles adott nyomtatványon bejelenteni a NAV-nak a székhelyszolgáltatás tényét

Mi a teendő akkor, ha a megbízott nem kizárólagos tulajdonos, illetve az ingatlan-nyilvántartásba sincs bejegyezve a használat joga?

Könnyen megeshet, hogy a székhelyszolgáltatásra kijelölt iroda a szolgáltató számára is egy bérelt ingatlan (és nincs bejegyezve oda a szolgáltató javára a használat joga), ám szerencsére ilyenkor sem lehetetlenül el a székhelyszolgáltatás igénybevétele.

Ebben az esetben szükség van az ingatlan tulajdonosának előzetes jóváhagyására, miszerint, az ingatlant székhelyszolgáltatásra használják, valamint a következő feltételek közül teljesülnie kell az egyiknek:

• A két fél között, könyvelési megbízási viszonynak is fenn kell állnia, a székhelyszolgáltatás tényén kívül.
• A székhelyszolgáltatást végző kézbesítési megbízottként van bejegyezve a szolgáltatás igénybe vevő cég cégjegyzéki adatai közé a cégjegyzékben
• A feleknek (a székhelyszolgáltatást nyújtónak és igénybe vevőnek) jelentős tulajdoni részesedésű vállalkozásoknak, vagy egyéb részesedési viszonyban, illetve a számviteli törvény szerint kapcsolt vállalkozásoknak kell lenniük.

Székhelyszolgáltatásra vonatkozó további rendelkezések

Ugyan a székhelyszolgáltatás egyik alapvető eleme az iratmegőrzés, ám van, hogy egyes vállalkozók/cégtulajdonosok bizonyos okiratokat (az irataik nagy részét maguknál, könyvelőnél) szeretnek inkább saját maguknál tartani.

• Éppen ezért szükséges, hogy a szerződésben meghatározzuk, melyek azok a cégiratok, hatósági engedélyek vagy beszámolók, amelyeket a székhelyszolgáltató őriz.
• A székhelyként kijelölt ingatlanra a megbízottnak úgy kell kihelyezni a megbízó cégtábláját, hogy az közterületről is jól látható, olvasható legyen.
• Mivel könnyen előfordulhat, hogy egy ingatlanhoz több cég is be van jelentve, ezért a megbízottnak kötelessége ezeknek a cégeknek a hivatalos iratait és ingóságait megfelelően elkülöníteni, valamint folyamatosan naprakész ingóságjegyzéket vezetni. Ez vonatkozik azon iratokra is, amelyeket a székhelyszolgáltatási szerződés alapján Megbízó Megbízottnak átadott.
• Ezeket pedig a szerződés megszűnésével át kell nyújtani a megbízónak.
• Mindemellett a megbízott köteles fogadni a postai küldeményeket, és erről egy napon belül értesíteni a megbízót. 
• A székhelyszolgáltató tűrni köteles a hatósági kényszerintézkedéseket, végrehajtásokat, foglalásokat, és azokról haladéktalanul értesíteni Megbízót.

A hatóságokra vonatkozó szabály az, hogy kényszerintézkedést kizárólag az intézkedés alá vont cég irataira, és ingóságaira szabad kiterjeszteni.

Mit vállalunk mi?

• A székhelynek bejegyzett ingatlanon, jól látható helyen kihelyezzük az Ön cégtábláját, a jogszabályoknak megfelelően.
• Átvesszük a postai úton érkező küldeményeit.
• Azokról értesítjük e-mailben.
• Elektronikus archívumot biztosítunk, a beérkezett postai levelek beszkennelésével. 
• Mindennemű beérkezett levelet továbbítunk elektronikus úton a beérkezéstől számított 24 órán belül, valamint minden hó végén díjmentesen, postai úton is. Ezeknek a székhelyszolgáltatás díján kívül más díjuk nincs.
• A helyszínre érkező hatóságokat szakszerűen fogadjuk.
• A hatósági kényszerintézkedéseket a jogszabályoknak megfelelően tűrjük.

Dióhéjban tehát a székhelyszolgáltatás egy kiváló lehetőség lehet, ha nem feltétlenül szükséges egy külön iroda fenntartása a központi ügyintézésre.

A szolgáltató kötelezettségeit törvényi szabályozások irányítják, legfőbb célja pedig az, hogy az Ön vállalkozásának működése még kevesebb teherrel és gonddal járjon.

Ha felkeltettük az érdeklődését, esetleg akadna még kérdése a témával kapcsolatban, keressen minket bátran elérhetőségeink valamelyikén! Szívesen válaszolunk kérdéseikre!