Az online is elérhető szolgáltatások száma az elmúlt évek eseményeinek köszönhetően rohamosan megnőtt.

Ez a kialakult helyzet a vállalkozások életére is hatással volt, így nem meglepő, hogy változások következtek be az adatkezeléssel kapcsolatban is, megnőtt az igény a digitális adattárolásra és nyilvántartásra.

Ezekre a dokumentumokra még szükség lesz!

A vállalkozások megfelelő működéséhez olyan dokumentumokra van szükség, mint a beszámoló az üzleti évről, a különböző üzleti jelentések, illetve azok a dokumentumok, amelyek ezeket alátámasztják, tehát a leltár, az értékelés, a főkönyvi kivonat, a naplófőkönyv, és természetesen a nyilvántartás, amely megfelel a törvényi követelményeknek.

A cégeknek ezeket olvasható módon meg kell őrizni egy erre alkalmas helyen legalább 8 évig.

Azokat a számviteli bizonylatokat, amelyek alátámasztják közvetlenül vagy közvetetten a könyvviteli elszámolást, ugyancsak minimum 8 évig meg kell őriznie a vállalkozásnak, mégpedig olyan módon, hogy a könyvelési feljegyzéseknél található hivatkozások segítségével visszakereshető legyen.

Arról sem szabad megfeledkezni, hogy meg kell őrizni szintén minimum 8 évig az elrontott példányokat is a szigorú számadású bizonylatoknál is, tehát a pénztárjelentésnél, a nyugtánál, a készpénzcsekknél stb.

Ne feledkezzen meg róla!

Amikor valamilyen szervezeti változás történik a cégen belül, akkor gondoskodni kell a dokumentumok megőrzéséről, mivel továbbra is fennáll a dokumentumok archiválásának kötelezettsége.

Ilyen lehet például, hogyha megszűnik a vállalkozás jogutód nélkül.

Azokat a bizonylatokat, amelyek digitális formában lettek kiállítva, digitális módon kell archiválni.

Ennek részleteiről a Számviteli törvény 169. § (6) bekezdésében lehet bővebben tájékozódni.

Ebben a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével van kimondva, hogy akkor elfogadható az archiválás, hogyha a vállalkozás azonnal elő tudja állítani az adatokat, ezzel biztosítva a rendszeres leolvashatóságot, és így kizárhatja az utólagos módosítás lehetőségét.

Papírforma digitalizálása

Ahhoz, hogy a papíralapú dokumentumokat digitálisan lehessen archiválni, teljesítenie kell a vállalkozásnak az ide tartozó jogszabályok feltételeit, és ebben az esetben lehetséges, hogy digitális másolattal teljesítse a cég a számviteli törvény szerinti bizonylat-megőrzési kötelezettségeit.

Hasonlóan a papíralapú archiváláshoz, az elektronikus másolat használatakor is teljesíteni kell a cégnek a következőket:

• legyen képes azonnal előállítani a bizonylat adatait,
• biztosítsa az állandó leolvashatóságot,
• tudja kizárni az utólagos módosítás lehetőségét.

A 451/2016. (XII. 19.) Kormányrendelet III. fejezete mondja ki azokat a követelményeket, amelyeket az elektronikus másolat hitelesítésénél figyelembe kell venni.

Ebbe beletartozik az is, hogy a másolaton fel kell tüntetni a bélyegzőt vagy az elektronikus aláírást, továbbá bizonyos esetekben az elektronikus időbélyegzőt is.

Azt is vállalnia kell a cégnek, hogyha elektronikus másolatot készít, létrehoz a vállalkozáson belül egy kezelési eljárást, ami a másolás szabályaira vonatkozik, és ezenkívül még egy belső iratkezelési szabályzatot.

Éljen a székhelyszolgáltatás lehetőségével!

A vállalkozás dokumentumainak digitalizálása mellett a székhelyszolgáltatás igénybevétele is hasznos lehet a cégek számára.

Szabaduljon meg a vállalkozása székhelyének problémáitól, és bízza tapasztalt csapatunkra a levelek átvételét, iktatását, a hatóságok fogadását és még sok más teendőt!

Keressen minket bizalommal!