Digitális dokumentumkezelő rendszert már sok helyen alkalmaznak, de mégsem tudtunk eddig teljesen megszabadulni a papírformától.

A különböző iratok megőrzését, archiválását, illetve selejtezését szigorú előírások szabályozzák, tehát egyáltalán nem mindegy, hogy milyen dokumentumot meddig és hogyan tárolunk.

Olyan is előfordulhat, hogy egy bizonylatra a szabályok több eltérő megőrzési időt állapítanak meg, ilyenkor mindig azt kell figyelembe venni, amelyik időpont a legkésőbb van.

A bizonylatok esetében az adózási törvényt kell követni, amely kimondja, hogy addig kell őket megőrizni, amíg elévül az adómegállapításhoz való jog.

Azok a beszámolók és üzleti jelentések, valamint azok a dokumentumok, amelyek ezeket alátámasztják, a számviteli törvény alapján 8 évig megőrzendő iratnak számítanak.

Ami a munkaügyi iratok archiválását illeti, a társadalombiztosítási nyugellátásra vonatkozó törvény kimondja, hogy a biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltése utáni 5. év végéig a munkáltatónak kötelező megőriznie ezeket.

Különösen fontos a bérhez köthető iratok megőrzése.

Mivel büntetik a szabályszegőket?

A dokumentum megőrzéssel, tárolással kapcsolatban is előfordulhatnak ellenőrzések, illetve visszakeresések.

Abban az esetben, ha ilyenkor derül ki, hogy egy fontos irat nem szabályosan vagy egyáltalán nincs archiválva, tárolva, akkor 50.000 és 500.000 Ft közötti összegre lehet számítani büntetésként a szakhatóság révén.

Azzal is számolni kell, hogy ilyenkor nem küldenek figyelmeztetést és türelmi idő sincs, sőt, ha ez többször előfordul, akkor megduplázódhat a büntetés.

Meddig kell tárolni a különböző iratokat?

5 évig általában a bizonylatokat, vagyis a pénzügyi-, átvételi-, vegyes könyvelési tételekhez tartozó vagy tevékenységi bizonylatokat kell megőrizni.

10 évig kell tárolni az üzleti évekkel kapcsolatban keletkezett dokumentumokat úgy, mint a beszámolókat, valamint a hozzátartozó dokumentumokat (értékeléseket, leltári iratokat, főkönyvi kivonatokat, naplófőkönyvet).

Minimum 8 évig kell megőrizni olvasható és visszakereshető állapotban a könyvviteli elszámolásokat igazoló számviteli bizonylatokat; ebbe bele kell érteni a részletező és analitikus nyilvántartásokat, valamint a főkönyvi számlákat is.

A 8 év a szigorú számadású bizonylatok elrontott, hibás példányaira is érvényes.

Ezek a kötelezettségek nem vesztik hatályukat akkor sem, ha szervezeten belüli változás történik (mondjuk a cég jogutód nélkül szűnik meg).

Van olyan dokumentum, amelyet 10 évnél is tovább szükséges tárolni, ilyenek a munkaügyi iratok is: ezeket évtizedeken keresztül kell megőrizni, valamint a nyugdíjkorhatár elérése után további 5 évig.

Külön kategóriába kell sorolni a háziorvosok dokumentumait, mivel minden orvosi dokumentumot további 10 éven keresztül kell tárolni a páciens halálát követően.

Nálunk egy fontos irat sem fog elkeveredni!

Székhelyszolgáltatásunkhoz az is hozzátartozik, hogy átvesszük a beérkezett küldeményeket, amelyeket precízen, elektronikusan iktatunk is, így nálunk egyetlen fontos irat sem fog elveszni!

Tudja Ön is biztos helyen vállalkozása székhelyét, és vegye fel a kapcsolatot velünk még ma!