A székhelyszolgáltatás egyik legfontosabb feladata, hogy a cég hivatalos levelei a bejegyzett székhelyen átvehetők legyenek. Emiatt gyakran felmerül a kérdés: szabályos-e, ha a vállalkozás postai utánküldést kér, és a posta a leveleket eleve nem a székhelyre, hanem egy másik címre viszi?
A rövid válasz: ilyen formában nem tekinthető szabályos megoldásnak.
Fontos azonban különbséget tenni két eset között. Nem ugyanaz, ha a székhelyszolgáltató a bejegyzett székhelyen átveszi a levelet, majd azt beszkenneli vagy továbbítja az ügyfélnek, és nem ugyanaz, ha a posta a székhelyet teljesen kihagyva már eleve más címre kézbesíti a küldeményt.
Az első megoldás a székhelyszolgáltatás része lehet. A második viszont ellentétes a székhelyszolgáltatás jogi logikájával.
Mit jelent a vitatott utánküldési modell?
A problémás helyzet az, amikor a cég ugyan székhelyszolgáltatást vesz igénybe, de a bejegyzett székhelyre nem érkeznek meg ténylegesen a postai küldemények. Ehelyett a cég postai utánküldést rendel, így a posta az iratokat közvetlenül egy másik címre viszi.
Ebben az esetben a székhelyszolgáltató címére a küldemény nem érkezik meg, ott tényleges átvétel nincs, és a szolgáltató nem tudja ellátni a jogszabályban előírt küldeménykezelési feladatait.
Ez a fő gond. Nem az a baj, hogy az ügyfél később megkapja a levelet, hanem az, hogy a hivatalos kézbesítés nem a bejegyzett székhelyen történik.
Jogszabályi háttér
A cégnyilvánosságról szóló 2006. évi V. törvény, vagyis a Ctv. 7. § (1) bekezdése szerint a cég székhelye a cég bejegyzett irodája. A bejegyzett iroda a cég levelezési címe, ahol a cég üzleti és hivatalos iratainak átvétele, érkeztetése, őrzése és rendelkezésre tartása történik. A cégnek a székhelyét cégtáblával is meg kell jelölnie.
Ez alapján a székhely nem pusztán egy adat a cégjegyzékben. A székhelynek tényleges funkciója van: ott kell biztosítani a cég hivatalos elérhetőségét és az iratok kezelését.
A székhelyszolgáltatásról szóló 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet 3. §-a még egyértelműbben fogalmaz. Eszerint a megbízott, vagyis a székhelyszolgáltató köteles gondoskodni a cégnek címzett postai küldemények székhelyen történő átvételéről, és ennek tényéről egy munkanapon belül értesítenie kell a céget.
Ugyanez a rendelkezés kimondja azt is, hogy e körben nincs helye olyan postai szolgáltatás igénybevételének, amelynek eredményeként a postai küldemény átvételére a székhelytől eltérő kézbesítési címen kerül sor.
Ez a mondat a kulcs. A rendelet nem egyszerűen azt várja el, hogy a cég valahol megkapja a levelet, hanem azt, hogy a székhelyszolgáltató a bejegyzett székhelyen vegye át a küldeményt.
Miért nem szabályos, ha a posta ki sem viszi a levelet a székhelyre?
Ha a posta a levelet eleve más címre továbbítja, akkor a székhelyszolgáltató nem tudja teljesíteni a 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet 3. §-ában előírt kötelezettségét.
Ilyenkor ugyanis:
- a küldemény nem a bejegyzett székhelyen kerül átvételre,
- a székhelyszolgáltató nem tudja nyilvántartani az általa át nem vett iratot,
- nem tudja igazolni a székhelyen történő átvételt,
- a cég ténylegesen nem a cégjegyzék szerinti székhelyén érhető el,
- a bejelentett székhely formális papírcímmé válhat.
Ez jogi szempontból azért veszélyes, mert kiüresíti a székhely rendeltetését. A Ctv. 7. § (1) bekezdése szerint a székhely az iratátvétel és iratkezelés helye. Ha azonban a levelek oda meg sem érkeznek, akkor a székhely nem tölti be ezt a funkciót.
Ez a gyakorlat hatósági vagy cégbírósági eljárásban kockázatos lehet, mert felvetheti, hogy a cég a bejegyzett székhelyén valójában nem elérhető. Szélsőséges esetben akár fiktív székhely gyanúját is eredményezheti.
Akkor semmilyen továbbítás nem megengedett?
De, megengedett lehet. A lényeg a sorrend.
Jogilag védhető megoldás az, ha a levél először a bejegyzett székhelyre érkezik, ott a székhelyszolgáltató átveszi, nyilvántartja, majd értesíti az ügyfelet. Ezt követően a szolgáltató a szerződés alapján beszkennelheti, elektronikusan továbbíthatja, személyes átvételre előkészítheti vagy akár fizikailag továbbküldheti a levelet.
Ebben az esetben a jogszabályi funkció teljesül: a hivatalos átvétel a székhelyen történt meg.
Nem szabályos viszont az a konstrukció, ahol a posta a székhelyet kihagyja, és a küldeményt eleve máshol kézbesíti. Ilyenkor nem utólagos levéltovábbításról, hanem a székhelyi átvétel megkerüléséről beszélünk.
Mi lehet a helyes gyakorlat?
A szabályos működés menete egyszerű:
- a küldemény a bejegyzett székhelyre érkezik,
- a székhelyszolgáltató ott átveszi,
- az átvételt nyilvántartja,
- egy munkanapon belül értesíti a céget,
- majd a szerződés alapján gondoskodik a további kezelésről.
Ez lehet szkennelés, e-mailes értesítés, személyes átvétel vagy fizikai továbbítás. A fontos az, hogy a hivatalos átvétel ne más címen, hanem a bejegyzett székhelyen történjen.
Székhelyszolgáltatás esetén nem tekinthető szabályosnak az a postai utánküldési gyakorlat, amelynek következtében a cégnek címzett küldeményeket a posta nem viszi ki a bejegyzett székhelyre, hanem közvetlenül más címre kézbesíti.
Ennek jogi oka, hogy a Ctv. 7. § (1) bekezdése szerint a székhely az üzleti és hivatalos iratok átvételének, érkeztetésének, őrzésének és rendelkezésre tartásának helye. A 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet 3. §-a pedig kifejezetten előírja, hogy a székhelyszolgáltató a cégnek címzett postai küldeményeket a székhelyen vegye át, és kizárja az olyan postai szolgáltatást, amely miatt az átvétel a székhelytől eltérő kézbesítési címen történne.
A jogilag helyes megoldás tehát az, ha a levél először a székhelyre érkezik, ott a székhelyszolgáltató átveszi, nyilvántartja és értesíti az ügyfelet. Csak ezután kerülhet sor bármilyen további továbbításra.
A székhelyszolgáltatás nem arról szól, hogy a cégnek legyen egy mutatós címe a cégjegyzékben. Arról szól, hogy a cég ezen a címen ténylegesen elérhető legyen. Ha a posta a székhelyet teljesen kihagyja, akkor éppen ez a lényeg sérül.
