Rendszeres probléma napjainkban az időhiány; ezzel mind a munkáltatók, mind a munkavállalók küzdenek.
Általános az az érzet, hogy úszunk a teendőkben és a rendelkezésünkre álló 24 óra semmire sem elég.
Sajnos, a 24 órából nem lehet 48 vagy 72 órát csinálni, de némi fegyelemmel és tudatossággal el lehet érni, hogy hatékonyabb legyen a munkavégzés.
Ebben különböző praktikák is a segítségünk lehetnek.
A Promodoro technika
Ez a technika Francesco Cirillo fejéből pattant ki, és annyi a lényege, hogy akkor vagyunk képesek valóban hatékonyan dolgozni vagy tanulni, ha adott ideig csak egy teendőre koncentrálunk, majd tartunk egy szünetet.
Először ki kell választani az elvégzendő feladatot (a nehézsége mindegy), az a lényeg, hogy csak erre figyeljünk, amíg el nem végezzük (ne foglalkozzunk a telefonnal, üzenetekkel stb.).
A feladat elkezdése előtt rögzíteni kell, hogy a következő 25 percben mit fogunk csinálni; ezt a 25 perces időtartamot nevezzük Promodoro-nak.
Amikor letelt az idő, akkor ki kell pipálni az elvégzett teendőt, és tarthatunk 5 perc szünetet, majd jöhet a következő 25 perc, ahogy az előbb is.
Ezt a folyamatot négyszer kell megcsinálni, és ezt követően jöhet egy hosszabb, 15-20 perces szünet.
Ez a módszer abban segít, hogy a zavaró tényezőket kizárva egy időintervallumon belül csak egy dologgal foglalkozzunk, így növelve a hatékonyságot.
Mátrix a sürgős és fontos teendőkről
A következő technika Stephen Covey nevéhez köthető.
A módszer lényege, hogy a feladataink listáján szereplő tételeket priorizáljuk, hogy ne vesszünk el a teendők között.
A feladatainkat a mátrix alapján 4 kategóriába kell beosztani:
- A fontos és sürgős feladatok – Idekerülnek azok a feladatok, amelyek a legnagyobb prioritást élvezik. Ezeket kell mindenképp, azonnal elvégezni; vagyis idesoroljuk a határidős teendőket és a kritikus munkákat.
- A fontos, de nem sürgős feladatok – A négy kategória közül ez a leglényegesebb, mivel például a hosszabb távú folyamatok, tervek is idekerülnek. A kapcsolatépítés, illetve az új üzleti opciók keresése is ide sorolható. Fontos, hogy a feladatok többségét ebbe a kategóriába tehessük.
És a mátrix másik két kategóriája:
- A nem fontos, de sürgős feladatok – Az olyan teendőket lehet ebbe a kategóriába sorolni, amelyek könnyen kibillentik az embert a munkából: e-mailek, telefonok, kollégák kérdései. Az ide sorolt feladatokat kell minimalizálni: az e-maileket meghatározott időben nézzük meg, és a hívásokat is adott időpontban szabad intézni (a telefon addig maradjon lehalkítva).
- A nem fontos, nem sürgős feladatok – Azok a tevékenységek tartoznak ide, amelyeknek többnyire nincs közük a célok eléréséhez. Cikkek olvasása, játékok, videók és egyebek, amelyek csak kizökkentenek a fontos feladatok elvégzéséből. Ezeket ajánlott elhagyni, vagy amennyire lehet minimalizálni.
Segítünk, hogy jobb legyen az időbeosztása!
Az is jelentős előrelépés lehet az ideális időmenedzsment kialakításában, ha bizonyos teendőket másra bízunk.
Tegyen így a vállalkozása székhelyével kapcsolatos feladatok esetében is, és vegye igénybe szolgáltatásainkat!