A székhelyszolgáltatás választásakor sok vállalkozó elsőként az árat, a címet és a levelek kezelését nézi. Ez érthető, hiszen ezek a leglátványosabb szempontok. Van-e budapesti vagy újlengyeli cím? Mennyi a havidíj? Van-e szkennelés? Átveszik-e a leveleket? Mennyi időre lehet szerződni?
Van azonban egy kevésbé látványos, de jogilag nagyon fontos kérdés is: szerepel-e a székhelyszolgáltató a felügyeleti nyilvántartásban?
Ez nem adminisztratív apróság. A székhelyszolgáltatás ma már nem egyszerű “címbérlés”, hanem szabályozott tevékenység. A szolgáltatónak nemcsak címet kell biztosítania, hanem iratkezelési, postakezelési, ügyfél-átvilágítási és megfelelési kötelezettségeket is teljesítenie kell.
Mit jelent a NAV nyilvántartás székhelyszolgáltatóknál?
A székhelyszolgáltatókat a felügyeleti szerv nyilvántartásba veszi, és a nyilvántartásba vett szolgáltatókat közzéteszi. Ez azért fontos, mert a vállalkozás így ellenőrizni tudja, hogy olyan szolgáltatóval szerződik-e, amely a jogszabályi feltételek alapján végezheti ezt a tevékenységet.
A nyilvántartás nem díszlista. Nem olyan, mint egy “ajánlott szolgáltatók” gyűjtemény, hanem megfelelési szempontból fontos adat. Ha egy vállalkozás székhelyszolgáltatót választ, akkor érdemes ellenőriznie, hogy a szolgáltató valóban szerepel-e a nyilvántartásban.
Ez különösen akkor fontos, ha a cég hosszú távra tervez. Egy székhelyváltás, szerződéskötés, cégmódosítás vagy NAV-bejelentés nem az a kategória, amit az ember háromhavonta újra akar játszani, mint egy rosszul sikerült társasjátékot.
Miért nem mindegy, kivel szerződik a cég?
A székhely a cég hivatalos elérhetősége. Ide érkezhetnek a NAV, a cégbíróság, más hatóságok, bíróságok, partnerek és hitelezők küldeményei. Ha a székhelyszolgáltató nem működik szabályosan, annak nemcsak a szolgáltatóra, hanem az ügyfél cégére is kellemetlen következményei lehetnek.
Egy jó székhelyszolgáltató nemcsak átveszi a leveleket, hanem dokumentáltan kezeli azokat. Gondoskodik a cégtábláról, vezeti az iratnyilvántartást, értesíti az ügyfelet a küldeményekről, és a szerződésben rögzített iratokat elkülönítetten kezeli.
A 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet alapján a székhelyszolgáltatás nem merül ki abban, hogy valaki engedi használni az ingatlana címét. A rendelet előírja többek között a cégtábla kihelyezését, a cég iratainak elkülönített kezelését, az iratjegyzék vezetését, valamint azt is, hogy a székhelyszolgáltató a cégnek címzett postai küldeményeket a székhelyen vegye át, és erről egy munkanapon belül értesítse a céget.
Ezért lényeges, hogy a szolgáltató ne csak olcsó legyen, hanem szabályosan is működjön.
Mit vizsgálhat a felügyeleti szerv?
A Pmt. 76/E. §-a alapján a felügyeleti szerv évente megvizsgálhatja, hogy a nyilvántartásban szereplő székhelyszolgáltatóknál továbbra is fennállnak-e a nyilvántartásba vétel feltételei.
A székhelyszolgáltató a tárgyév december 31-éig köteles írásban igazolni a székhelyszolgáltatásról szóló rendeletben foglalt feltételek teljesülését. Ez azt jelenti, hogy nem elég egyszer bekerülni a nyilvántartásba, majd hátradőlni. A megfelelésnek folyamatosnak kell lennie.
A felügyelet szempontjából fontos lehet például:
- rendben van-e a székhelyszolgáltatásra vonatkozó szerződés,
- megfelelő-e az ingatlan használati jogcíme,
- biztosított-e a cégtábla kihelyezése,
- megtörténik-e a postai küldemények székhelyen történő átvétele,
- van-e naprakész iratnyilvántartás,
teljesülnek-e az ügyfél-átvilágítási és belső szabályzati kötelezettségek,
a szolgáltató ténylegesen elérhető és működő rendszert tart-e fenn.
Ez már nem az a világ, ahol a székhelyszolgáltatás annyi, hogy “itt egy cím, tessék használni”. A szolgáltatás mögött dokumentált működésnek kell lennie.
Mi történhet, ha a feltételek nem állnak fenn?
Ha a felügyeleti szerv azt állapítja meg, hogy a nyilvántartásba vétel feltételei nem állnak fenn, felszólíthatja a székhelyszolgáltatót, hogy 30 napon belül szüntesse meg az akadályt, és ezt írásban igazolja.
Ha a szolgáltató ezt nem teljesíti, akkor a felügyeleti szerv törölheti a nyilvántartásból, és erről értesíti az állami adó- és vámhatóságot.
Ez az ügyfelek számára azért fontos, mert ha egy székhelyszolgáltató körül jogi vagy felügyeleti probléma keletkezik, akkor az érintheti az ott székhellyel rendelkező cégek biztonságérzetét is. Lehet, hogy a vállalkozásnak új székhelyet kell keresnie, cégmódosítást kell intéznie, NAV-adatokat kell módosítania, és közben ügyelnie kell arra is, hogy a hivatalos levelek ne vesszenek el.
Egy rosszul megválasztott székhelyszolgáltató tehát nemcsak bosszúságot okozhat, hanem időt, pénzt és energiát is elvihet.
Mit érdemes ellenőrizni szerződéskötés előtt?
Szerződéskötés előtt nem elég csak az árat összehasonlítani. A legolcsóbb ajánlat elsőre csábító lehet, de ha mögötte nincs rendezett működés, akkor később könnyen drágább lesz a leves, mint a fazék.
Érdemes ellenőrizni, hogy a szolgáltató szerepel-e a nyilvántartásban, van-e írásos szerződés, pontosan mit tartalmaz a szolgáltatás, hogyan történik a postai küldemények átvétele, mennyi időn belül értesítik az ügyfelet, van-e szkennelés és milyen dokumentumokat kérnek be az ügyféltől.
Ha a szolgáltató nem kér ügyfél-átvilágítási adatokat, tényleges tulajdonosi nyilatkozatot vagy cégadatokat, az rossz jel. Lehet, hogy elsőre kényelmesnek tűnik, de valójában éppen az a baj, ha egy szabályozott szolgáltató semmit nem akar tudni arról, kivel szerződik.
Az ügyfélnek is van feladata
Fontos látni, hogy a székhelyszolgáltatás nem egyoldalú történet. Nem csak a szolgáltatónak vannak kötelezettségei, hanem az ügyfélnek is.
A cégnek be kell jelentenie a székhelyszolgáltatás igénybevételét a NAV felé, naprakészen kell tartania az adatait, együtt kell működnie az ügyfél-átvilágítás során, és biztosítania kell a székhelyen őrizendő iratokat, ha azokat a szerződés és a jogszabály előírja.
Ez azért fontos, mert sok vállalkozó azt hiszi, hogy a székhelyszolgáltató “mindent elintéz helyette”. A valóság ennél árnyaltabb. A szolgáltató biztosítja a székhelyet és ellátja a szerződésben vállalt feladatokat, de a cég saját bejelentési és együttműködési kötelezettségeit nem lehet teljesen kiszervezni.
