A cégnyilvántartásról szóló törvény (Ctv.) rendelkezései szerint minden cég számára alapvető kötelezettség, hogy igazolja a székhely, telephely, vagy fióktelep használatának jogszerűségét, függetlenül attól, hogy milyen cégformában működik. Ennek a kötelezettségnek a teljesítése során a cégnek legalább teljes bizonyító erejű magánokiratban készült dokumentumot kell bemutatnia. Ha székhelyszolgáltatásról van szó, és az ingatlan nem áll a szolgáltató kizárólagos tulajdonában vagy használati jogát az ingatlan-nyilvántartásban nem jegyezték be, akkor az ingatlan tulajdonosának előzetes írásbeli hozzájárulása is szükséges a bejegyzési kérelem mellékleteként.

Fontos megjegyezni, hogy a bérleti szerződés teljes tartalmának benyújtása – amely a bérleti díjat és egyéb részleteket is tartalmazhat – nem elvárás. A cégjogi szabályozás szempontjából csupán az a lényeg, hogy a jogszerű használat tényét és annak jogcímét megfelelően igazolják. Ezt a bizonyítékot elegendő teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt nyilatkozattal megtenni.

A jogcímek eltérő kezelése

A cégjegyzékbe bejegyezni kívánt, illetve már bejegyzett székhely, telephely vagy fióktelep használata eltérő jogcímek alapján történhet. Az ingatlan tulajdonjoga mellett például bérleti jogviszony is alapot adhat a használatra. A bejegyzési eljárás során azonban nem szükséges ellenőrizni, hogy az ingatlant bérbeadó személy jogosult-e a bérbeadásra, kivéve, ha erre külön törvényességi felügyeleti eljárás keretében kérelem érkezik.

Időszakos jogcímek kezelése

Az igazoló okirat – székhelyszolgáltatás kivételével – lehet időben korlátozott érvényességű is, például ha határozott időre kötött bérleti szerződés alapján igazolják a használat jogszerűségét. Amennyiben a bérleti szerződés lejár, a cég köteles igazolni, hogy továbbra is jogosult a székhely, telephely vagy fióktelep használatára. Ez történhet például a szerződés meghosszabbításának vagy határozatlan idejűvé alakításának bemutatásával. Ha ezt elmulasztják, akkor a régi székhely törlésére és az új székhely bejegyzésére vonatkozó kérelmet kell benyújtaniuk. Ennek elmaradása esetén a cégbíróság törvényességi felügyeleti eljárás keretében szólíthatja fel a céget a használat jogcímének igazolására, akár hivatalból, akár kérelem alapján.

Törvényességi felügyeleti eljárások

A székhely jogszerűségének ellenőrzése nemcsak a bejegyzési eljárások során történik meg, hanem törvényességi felügyeleti eljárás keretében is vizsgálható. Az ilyen eljárások gyakran abból adódnak, hogy a cég a cégjegyzékben bejegyzett székhelyén nem található meg. Ennek oka lehet, hogy a cég székhelye ténylegesen megváltozott, de a változást nem jegyeztették be, vagy az, hogy a székhely továbbra is bejegyzett, de nem tölti be a székhely funkcióit, például nem biztosítja az iratok tárolását vagy a hivatalos küldemények átvételét.

A Fővárosi Ítélőtábla iránymutatásai

A Fővárosi Ítélőtábla a 13.Gf.40.639/2015. számú határozatában kimondta, hogy a cégjegyzékben bejegyzett fióktelep törlésére irányuló kérelem nem tartozik a perbíróság hatáskörébe, hanem azt a cégbíróság hatáskörében kell elbírálni. Ez rámutat arra, hogy a törvényességi felügyelet elsősorban a cégbíróság hatáskörébe tartozik, amely az ilyen jellegű szabálysértések esetén megfelelő eljárásokat indít.

A székhely-, telephely- és fióktelep jogszerű használatának biztosítása alapvető követelmény, amely nemcsak a cég működésének törvényességét garantálja, hanem a céges átláthatóság és az üzleti bizalom fenntartásának is alapja. Ezért a vállalkozások számára kiemelten fontos, hogy ezeket a jogi kötelezettségeket pontosan és határidőben teljesítsék.