A szerződések jelentős részét a felek szóban, írásban vagy akár ráutaló magatartással is megköthetik. Egy megrendelés visszaigazolása, egy szolgáltatás igénybevétele vagy egy ellenérték kifizetése bizonyos esetekben akkor is létrehozhat szerződéses jogviszonyt, ha a felek nem írnak alá hagyományos papíralapú dokumentumot.
Ez azonban nem jelenti azt, hogy az írásba foglalás puszta formaság lenne. Egyes szerződéseknél a jogszabály kifejezetten előírja az írásbeli alakot, más esetekben pedig az írásos dokumentáció bizonyítási és üzleti szempontból nélkülözhetetlen.
Napjainkban a kérdés már nemcsak az, hogy készült-e papíralapú szerződés. Azt is meg kell vizsgálni, hogy egy e-mail, elektronikus dokumentum, digitális aláírás vagy online elfogadás megfelel-e az írásbeliség jogi követelményeinek.
Hogyan jön létre egy szerződés?
A Polgári Törvénykönyv alapján a szerződés a felek akaratának kölcsönös és egybehangzó kifejezésével jön létre. A feleknek meg kell állapodniuk a lényeges kérdésekben, valamint azokban a feltételekben, amelyeket bármelyikük lényegesnek minősít.
A jognyilatkozat főszabály szerint megtehető:
- szóban;
- írásban;
- ráutaló magatartással.
A hallgatás önmagában általában nem minősül elfogadásnak, kivéve, ha erről a felek kifejezetten rendelkeztek, vagy az adott körülmények alapján erre jogszabályi lehetőség van. A szerződés létrejöttének általános szabályait a Polgári Törvénykönyv 6:63. §-a tartalmazza.
Mikor kötelező az írásbeli szerződés?
Írásbeli szerződésre alapvetően három esetben van szükség:
- ha jogszabály írja elő;
- ha a felek előzetesen megállapodtak abban, hogy csak írásban kötnek szerződést;
- ha a szerződés későbbi bizonyíthatósága, értéke vagy összetettsége miatt az írásba foglalás ésszerűen elvárható.
Ha jogszabály kötelezően írásbeli alakot ír elő, annak elmaradása a szerződés érvénytelenségét is eredményezheti.
A felek saját döntésük alapján is kiköthetik az írásbeliséget. Ilyenkor nemcsak az eredeti szerződést, hanem rendszerint annak módosítását és megszüntetését is ugyanebben a formában kell rendezni.
Mitől számít írásbelinek egy szerződés?
A Ptk. alapján írásbelinek minősül a jognyilatkozat, ha annak lényeges tartalmát írásba foglalták, és a nyilatkozó fél azt aláírta.
A szerződésnek nem feltétlenül kell egyetlen közös okiratból állnia. Az írásbeli alak akkor is teljesülhet, ha a felek külön-külön írják alá az azonos tartalmú dokumentumokat, és azok együttesen tartalmazzák a kölcsönös és egybehangzó nyilatkozatokat.
Az írásbeliség tehát nem pusztán azt jelenti, hogy a megállapodás szövege valamilyen dokumentumban megjelenik. A dokumentumból annak is megállapíthatónak kell lennie, hogy:
- ki tette a nyilatkozatot;
- pontosan mit fogadott el;
- mikor történt a nyilatkozat;
- a dokumentum tartalma utólag megváltozott-e.
Az írásbeli jognyilatkozat követelményeit a Ptk. 6:6–6:7. §-a szabályozza.
Az érvényes szerződés és a teljes bizonyító erejű okirat nem ugyanaz
Gyakori félreértés, hogy minden szerződésre két tanú aláírása vagy ügyvédi ellenjegyzés szükséges. Ez nem így van.
Egy szerződés attól még lehet érvényes, hogy nem minősül teljes bizonyító erejű magánokiratnak. A teljes bizonyító erő elsősorban azt határozza meg, hogy egy későbbi jogvitában milyen bizonyítási vélelem kapcsolódik a dokumentumhoz.
Természetes személy nyilatkozata például teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalható többek között akkor, ha:
- a dokumentumot teljes egészében saját kezűleg írta és aláírta;
- két tanú igazolja az aláírást;
- az aláírást közjegyző hitelesítette;
- ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos ellenjegyezte;
- a dokumentumot megfelelő elektronikus aláírással látták el.
Jogi személy esetén teljes bizonyító erő kapcsolódhat ahhoz az okirathoz is, amelyet a képviseletére jogosult személy a rá vonatkozó szabályok szerint megfelelően aláírt.
A teljes bizonyító erejű magánokirat követelményeit a polgári perrendtartásról szóló törvény 325. §-a tartalmazza.
Céges szerződésnél ezért nemcsak az aláírás formáját, hanem az aláíró képviseleti jogosultságát is ellenőrizni kell. Erről részletesen a céges aláírási jog gyakorlását bemutató cikkünkben írtunk.
Az aláírási címpéldány és az aláírásminta szerepéről pedig az aláírásmintáról és az aláírási címpéldányról szóló összefoglalónkban található további tájékoztatás.
Írásbelinek számít egy e-mail?
Egy e-mailben tett nyilatkozat bizonyos esetekben megfelelhet az írásbeliség követelményeinek, ez azonban nem automatikus.
Elektronikus úton tett nyilatkozat akkor minősülhet írásbelinek, ha az alkalmazott eljárás alkalmas:
- a nyilatkozat tartalmának változatlan visszaidézésére;
- a nyilatkozó személyének azonosítására;
- a nyilatkozat időpontjának azonosítására.
Egy közönséges e-mail tehát lehet fontos bizonyíték, és adott esetben szerződést is létrehozhat, de nem minden esetben helyettesíti biztonságosan a szabályosan aláírt okiratot.
Különösen kockázatos lehet, ha:
- nem állapítható meg biztosan, ki használta az e-mail-fiókot;
- a levél nem tartalmazza a megállapodás minden lényeges feltételét;
- a csatolt dokumentumon csak egy bemásolt aláíráskép szerepel;
- a jogszabály ügyvédi ellenjegyzést, közokiratot vagy más szigorúbb formát követel meg.
Nagyobb értékű vagy vitára hajlamos ügyleteknél ezért nem érdemes kizárólag egy rövid e-mail-váltásra építeni a megállapodást.
Elektronikus aláírással is köthető szerződés?
Igen. A megfelelő elektronikus aláírással ellátott dokumentum írásbeli szerződésnek és akár teljes bizonyító erejű magánokiratnak is minősülhet.
Az Európai Unió eIDAS rendelete alapján egy elektronikus aláírás joghatása vagy bizonyítékként való elfogadhatósága nem tagadható meg pusztán azért, mert elektronikus formájú. A minősített elektronikus aláírás joghatása az uniós szabályozás szerint megegyezik a kézzel írt aláíráséval.
Nem minden elektronikus aláírás nyújt azonban ugyanolyan szintű azonosítást és bizonyító erőt. Egy dokumentumba illesztett aláíráskép, egy kattintással elhelyezett egyszerű elektronikus aláírás és egy minősített elektronikus aláírás jogi biztonsága között jelentős különbség lehet.
Az egyes megoldásokat az elektronikus aláírások típusairól és joghatásairól szóló cikkünk mutatja be részletesen.
Létrejöhet szerződés egy weboldalon is?
Online megrendelésnél a szerződés sok esetben gombnyomással, jelölőnégyzet elfogadásával vagy a megrendelés elküldésével jön létre.
Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatónak a szerződéskötés előtt tájékoztatnia kell a felhasználót többek között arról:
- milyen technikai lépések vezetnek a szerződés megkötéséhez;
- a létrejövő szerződés írásba foglaltnak minősül-e;
- a szolgáltató iktatja-e, illetve később hozzáférhetővé teszi-e;
- milyen módon javíthatók az adatbeviteli hibák;
- milyen nyelven köthető meg a szerződés.
A szolgáltatónak az elektronikus megrendelés megérkezését indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint legkésőbb 48 órán belül vissza kell igazolnia. Az online szerződéskötés részletes szabályait az elektronikus kereskedelmi szolgáltatásokról szóló törvény tartalmazza.
Fogyasztói szerződésnél további tájékoztatási és elállási szabályok is alkalmazandók. A legismertebb ezek közül a 14 napos fogyasztói elállási jog.
Mely szerződéseket kell kötelezően írásba foglalni?
A következő felsorolás nem teljes körű, de bemutatja a vállalkozások és magánszemélyek életében leggyakrabban előforduló eseteket.
Ingatlan-adásvételi szerződés
Ingatlan tulajdonjogának átruházására irányuló adásvételi szerződést írásba kell foglalni. Ezt a Ptk. 6:215. § (2) bekezdése írja elő.
Az írásbeliség önmagában még nem elegendő a tulajdonjog földhivatali bejegyzéséhez. Az ingatlan-nyilvántartási eljárásban kötelező a jogi képviselet, és a bejegyzés alapjául szolgáló okiratnak további alaki és tartalmi követelményeknek is meg kell felelnie.
Ingatlan ajándékozása
Ingatlan ajándékozására irányuló szerződést szintén írásba kell foglalni. A vonatkozó rendelkezést a Ptk. 6:235. § (2) bekezdése tartalmazza.
Lakásbérleti szerződés
Lakás bérbeadásához a lakások és helyiségek bérletéről szóló törvény alapján írásbeli szerződés szükséges. Az írásba foglalás tehát nem csupán ajánlott: a lakásbérleti szerződés érvényességi feltétele.
Más típusú bérleti jogviszonyoknál külön kell megvizsgálni, hogy az adott vagyontárgyra vagy jogviszonyra vonatkozó szabály kötelezővé teszi-e az írásbeliséget.
Munkaszerződés
A munkaszerződést a munka törvénykönyve alapján írásba kell foglalni. A helyes jogszabályi hivatkozás az Mt. 44. §-a.
Az írásba foglalás elmulasztása miatti érvénytelenségre főszabály szerint csak a munkavállaló hivatkozhat, a munkába lépést követő harminc napon belül. Ettől függetlenül a munkáltató számára komoly munkaügyi és bizonyítási kockázatot jelent, ha a munkaviszonyt megfelelő dokumentáció nélkül kezdi meg.
Házassági vagyonjogi szerződés
A házassági vagyonjogi szerződés akkor érvényes, ha azt közokiratba vagy ügyvéd által ellenjegyzett magánokiratba foglalják. Egy egyszerű, két fél által aláírt papír tehát ehhez nem elegendő.
A harmadik személyekkel szembeni hatályhoz további követelmények, például a nyilvántartásba vétel vagy a harmadik személy tudomása is szükséges lehet. A szabályokat a Ptk. 4:65. §-a tartalmazza.
Kezességi és garanciaszerződés
A kezességi szerződést, valamint a garanciavállalásra irányuló nyilatkozatot írásba kell foglalni.
Mivel ezek a nyilatkozatok jelentős pénzügyi kötelezettséget teremthetnek, különösen fontos a kötelezettség összege, terjedelme, időtartama és érvényesítésének feltételei pontos meghatározása.
Haszonbérleti és tartási szerződés
A haszonbérleti szerződést, valamint a tartási szerződést szintén írásba kell foglalni. Egyes mezőgazdasági földekkel kapcsolatos szerződéseknél a Ptk. mellett külön ágazati szabályok és hatósági eljárások is alkalmazandók.
Korlátolt felelősségű társaság üzletrészének átruházása
Kft. üzletrészének átruházását írásba kell foglalni. Az átruházás önmagában nem teszi szükségessé a társasági szerződés módosítását, de a társaság felé történő bejelentésre és a tagjegyzék módosítására külön szabályok vonatkoznak.
A gazdasági társaságok alapításakor természetesen maga a létesítő okirat is kötött formában készül. Ennek alapjairól a gazdasági társaságok alapítását bemutató cikkünkben olvashat.
Székhelyszolgáltatási szerződés
Székhelyszolgáltatás kizárólag írásbeli megbízási szerződés alapján nyújtható. Ezt a székhelyszolgáltatásról szóló 7/2017. IM rendelet kifejezetten előírja.
A székhelyszolgáltatási szerződésben egyértelműen rendezni kell többek között:
- a székhely használatának feltételeit;
- a postai küldemények átvételét és továbbítását;
- a cégtábla elhelyezését;
- a hatósági ellenőrzések kezelését;
- az iratok őrzésével kapcsolatos feladatokat;
- a szerződés időtartamát és megszüntetését.
A speciális szabályokat a székhelyszolgáltatás lényegéről és jogszabályairól szóló összefoglalónk mutatja be részletesen.
A szerződés megszüntetésének sajátosságairól külön cikkünkben, a székhelyszolgáltatási szerződés felmondásáról található további tájékoztatás.
Mi a helyzet a fogyasztói hitelszerződésekkel?
A fogyasztói hitel- és kölcsönszerződésekre különleges alaki, tartalmi, tájékoztatási és dokumentumátadási szabályok vonatkoznak.
Ezeknél nem elegendő pusztán egy általános mondat arról, hogy a szerződést „írásba kell foglalni”. Meg kell vizsgálni az alkalmazott elektronikus vagy papíralapú eljárást, a fogyasztó azonosítását, a kötelező tartalmi elemeket, valamint azt is, hogy a fogyasztó megkapta-e a szerződés egy példányát.
A részletes szabályokat a fogyasztónak nyújtott hitelről szóló törvény tartalmazza.
Az építési szerződéseknél külön szabályokra is figyelni kell
Az építőipari kivitelezési szerződésekre részletes tartalmi, dokumentációs és elektronikus naplózási követelmények vonatkozhatnak.
Nem helyes tehát úgy általánosítani, hogy csak a „nagyobb építési munkák” esetén szükséges írásos szerződés. Az alkalmazandó szabályok függhetnek többek között:
- az építési tevékenység jellegétől;
- az engedélyezési vagy egyszerű bejelentési kötelezettségtől;
- az építési napló vezetésétől;
- a beruházás résztvevőitől;
- a kivitelezési szerződés kötelező tartalmától.
Komolyabb építési munka esetén írásos, részletes és szakember által ellenőrzött szerződés nélkül belevágni üzleti parkour lenne, védőháló nélkül.
Mikor érdemes akkor is írásban szerződni, ha nem kötelező?
A vállalkozások közötti megállapodásokat általában akkor is célszerű írásba foglalni, ha jogszabály nem teszi kötelezővé.
Különösen ajánlott az írásos szerződés:
- megbízási és vállalkozási jogviszonynál;
- nagyobb értékű ingó adásvételénél;
- kölcsönadásnál;
- rendszeresen nyújtott szolgáltatásnál;
- üzleti együttműködésnél;
- marketing-, informatikai vagy tanácsadási szolgáltatásnál;
- titoktartási vagy adatkezelési kötelezettségnél;
- szellemi alkotás, szoftver vagy tartalom felhasználásánál;
- előleg vagy foglaló átadásánál;
- hosszabb távú vagy felmondással megszüntethető jogviszonynál.
A megbízási jogviszony sajátosságait a megbízási szerződés jogi alapjairól szóló cikkünk ismerteti.
A hibás vagy hiányos teljesítés lehetséges következményeiről pedig a vállalkozási szerződések hibás teljesítését bemutató összefoglalónkban olvashat.
Mit érdemes rögzíteni egy írásbeli szerződésben?
Egy megfelelő szerződés nem attól jó, hogy hosszú vagy tele van latin kifejezésekkel. Attól jó, hogy világosan megválaszolja a felek számára fontos kérdéseket.
A szerződésben célszerű meghatározni:
- a felek pontos adatait;
- a képviselők és kapcsolattartók személyét;
- a szerződés tárgyát;
- az elvárt teljesítést;
- a teljesítési és fizetési határidőket;
- a díjat, költségeket és elszámolási szabályokat;
- a teljesítés elfogadásának módját;
- a szavatossági és jótállási feltételeket;
- a szerződésszegés következményeit;
- a kötbér, késedelmi kamat vagy kártérítés szabályait;
- a titoktartási és adatvédelmi rendelkezéseket;
- a szerződés időtartamát;
- a módosítás és felmondás feltételeit;
- az értesítések hivatalos módját;
- a jogviták rendezését;
- az aláírás helyét és időpontját.
Az olyan homályos megfogalmazások, mint a „szükség szerint”, „megfelelő minőségben” vagy „lehetőleg rövid határidővel”, később könnyen vitát okozhatnak. Amennyiben egy feltétel mérhető, célszerű konkrét határidőt, összeget, mennyiséget vagy minőségi követelményt rendelni hozzá.
Mi történik, ha elmarad a kötelező írásba foglalás?
Ha a jogszabály meghatározott alakot ír elő, és a felek azt nem tartják be, a szerződés főszabály szerint érvénytelen lehet.
Bizonyos esetekben az alaki hibát a felek későbbi teljesítése és annak elfogadása a teljesített rész erejéig orvosolhatja. Erre azonban nem lehet automatikusan építeni.
A teljesítéssel történő orvoslás nem alkalmazható ugyanúgy például akkor, ha a jogszabály:
- közokiratot követel meg;
- teljes bizonyító erejű magánokiratot ír elő;
- ingatlan tulajdonjogának átruházását köti írásbeli alakhoz.
Az alaki hibák következményeit ezért mindig az adott szerződéstípusra vonatkozó szabályok alapján kell megvizsgálni.
Meddig kell megőrizni a szerződéseket?
A szerződésekre nincs egyetlen, minden esetben alkalmazható megőrzési idő.
A megőrzés hosszát befolyásolhatja:
- a polgári jogi igények elévülése;
- a számviteli bizonylatokra vonatkozó nyolcéves kötelezettség;
- az adómegállapításhoz való jog elévülése;
- a munkaügyi vagy pénzmosás-megelőzési szabályozás;
- egy folyamatban lévő hatósági vagy bírósági eljárás.
A részletes határidőket a céges dokumentumok megőrzési idejéről szóló naprakész útmutatónkban foglaltuk össze.
Írásbeli szerződés a biztonságos üzleti működés alapja
Az írásos szerződés nem azért fontos, mert a felek eleve nem bíznak egymásban. Éppen ellenkezőleg: egyértelmű keretet ad az együttműködéshez, megelőzi a félreértéseket, és mindkét fél számára rögzíti a vállalt kötelezettségeket.
Különösen céges jogviszonyoknál érdemes ellenőrizni:
- valóban a képviseletre jogosult személy ír-e alá;
- minden lényeges feltétel bekerült-e a dokumentumba;
- megfelel-e a szerződés a kötelező alaki előírásoknak;
- az elektronikus aláírás megfelelő szintű-e;
- a felek hogyan igazolják a teljesítést;
- a dokumentum később visszakereshető és bizonyítható marad-e.
Székhelyszolgáltatásunk keretében a jogszabályoknak megfelelő írásbeli székhelyszolgáltatási szerződést biztosítunk, gondoskodunk a hivatalos küldemények átvételéről, valamint a választott szolgáltatástól függően azok kezeléséről és továbbításáról.
A szolgáltatás részletei és az aktuális csomagok a székhelyszolgáltatás24.hu kezdőoldalán tekinthetők meg.
Jelen cikk általános tájékoztatást tartalmaz, nem minősül jogi tanácsadásnak. Egy konkrét szerződés érvényességének, tartalmának vagy alaki megfelelőségének megítéléséhez célszerű ügyvéd segítségét kérni.
